IA et RGPD en gestion de projet : 11 réponses aux questions des PME

Mon outil d'IA est-il conforme au RGPD ? C’est souvent la première question que se posent les PME lorsqu’elles envisagent d’intégrer l’intelligence artificielle dans leur gestion de projet. Automatisation, aide à la décision, organisation plus fluide… les avantages sont réels, mais ils s’accompagnent d’un impératif : rester conforme.

Pour un dirigeant de PME, ce n’est pas simple. Sans service juridique dédié, il faut évaluer les risques, comprendre les obligations du RGPD et choisir des outils d’IA réellement fiables.

Cette FAQ réunit les 11 questions les plus fréquentes des PME françaises pour vous aider à adopter l’IA en toute sécurité et prendre des décisions éclairées dès le départ.

Pourquoi le RGPD s’applique aux outils d’IA

Les outils de gestion de projet intégrant de l’IA traitent des données personnelles à chaque étape : attribution de tâches, historique des actions, commentaires, charge de travail, documents associés. C’est pourquoi le RGPD s’applique pleinement à ces usages. Les PME doivent donc comprendre les responsabilités associées et vérifier comment ces systèmes utilisent les données pour générer des suggestions, automatisations ou analyses.

Questions fréquentes des PME sur l’IA et le RGPD

Voici les questions que les dirigeants et responsables de projet de PME se posent le plus souvent avant d’adopter un système d’IA.

1. Un outil de gestion de projet avec IA est-il automatiquement conforme au RGPD ?

Non, la conformité RGPD est une responsabilité partagée. Même si votre fournisseur propose un outil conforme, vous restez responsable de l’usage que vous en faites en tant que responsable de traitement.

Le fournisseur (sous-traitant au sens du règlement général) doit garantir la sécurité des données, la transparence sur ses traitements et proposer un contrat de sous-traitance (DPA) conforme à l’article 28 du RGPD. De votre côté, vous devez utiliser l’outil pour des finalités légitimes, informer vos collaborateurs et configurer correctement les paramètres de vie privée.

2. Mes données servent-elles à entraîner l’IA de mon fournisseur ?

Cela dépend du contrat et de la politique de l’éditeur. C’est l’une des questions cruciales à poser avant d’adopter une solution d’IA.

Certains fournisseurs utilisent les données clients pour améliorer leurs modèles d’IA, créant un risque de fuite d’informations confidentielles ou d’utilisation détournée de données sensibles.

Exigez une clause explicite dans le DPA garantissant la non-utilisation de vos données pour l’entraînement des modèles d’IA.

3. Où sont stockées et traitées mes données quand j’utilise un système d’IA ?

La localisation et les conditions de traitement des données sont essentielles pour évaluer la conformité d’un outil d’IA. Trois points doivent être vérifiés :

• Infrastructure cloud : l’hébergement respecte-t-il les standards de sécurité européens ?

• Lieu de traitement de l’IA : les calculs sont-ils réalisés dans un environnement conforme au RGPD ?

• Transferts éventuels hors UE : quelles garanties sont prévues (clauses contractuelles types, EU-US Data Privacy Framework) ?

4. Comment vérifier qu’un fournisseur est vraiment conforme au RGPD ?

Plusieurs indicateurs objectifs permettent d’évaluer la conformité d’un fournisseur. Ne vous contentez pas de déclarations marketing : exigez des preuves tangibles.

Les fournisseurs sérieux mettent ces éléments à disposition facilement. Par exemple, Asana propose l’ensemble de ces garanties sur son trust center accessible publiquement : certifications ISO 27001 et SOC 2 Type II, DPA conforme, infrastructure sécurisée et engagement contractuel de non-utilisation des données clients.

Vérifiez également que le fournisseur respecte les principes de privacy by design et de minimisation des données : seules les informations strictement nécessaires au fonctionnement doivent être collectées. Les solutions avancées proposent également des programmes publics de chasse aux bugs pour une détection proactive des vulnérabilités.

5. Puis-je utiliser l’IA pour analyser le travail de mes équipes ?

Oui, mais sous conditions strictes qui protègent les droits des personnes. L’utilisation de l’intelligence artificielle pour évaluer la productivité soulève en effet des questions sensibles.

Le traitement des données personnelles à des fins d’évaluation est possible si vous respectez plusieurs principes établis par la CNIL:

• Information préalable : les collaborateurs doivent être informés clairement de l’utilisation d’IA pour analyser leur travail, des données collectées et des finalités poursuivies.

• Base légale : l’intérêt légitime de l’entreprise peut justifier ce traitement, à condition de démontrer une proportionnalité entre l’intérêt de l’entreprise et les droits fondamentaux des salariés.

• Minimisation : limitez la collecte des données aux informations strictement nécessaires. Une IA qui surveille chaque action pose problème au regard du RGPD.

• Intervention humaine : aucune décision significative (sanction, promotion) ne peut reposer uniquement sur un traitement automatisé. Un manager doit toujours valider les analyses de l’IA. Si l’analyse comporte un haut risque, une analyse d’impact (AIPD) peut être nécessaire.

6. Dois-je informer mes collaborateurs que j’utilise l’IA ?

Oui, c’est une obligation de transparence fondamentale du RGPD. Les personnes concernées ont le droit de savoir quand un traitement automatisé est appliqué à leurs données.

Cette information doit être claire et accessible, idéalement intégrée dans votre politique de confidentialité interne ou dans une communication dédiée lors de la mise en place de l’outil.

À communiquer obligatoirement :

• Qu’un système d’intelligence artificielle est utilisé;

• Quelles données il traite et pour quelles finalités;

• La durée de conservation des données;

• Les droits des collaborateurs (accès, rectification, opposition, exercice des droits);

• Les coordonnées du DPO si vous en avez un.

Cette transparence n’est pas qu’une obligation légale : elle contribue à l’acceptation de l’outil par les équipes et prévient les inquiétudes légitimes sur la surveillance.

7. L’IA peut-elle traiter des données clients ou prospects ?

Oui, si vous disposez d’une base légale appropriée. L’utilisation de l’intelligence artificielle pour gérer les projets clients est compatible avec le RGPD.

Les bases légales possibles incluent le contrat (si le traitement est nécessaire à l’exécution), l’intérêt légitime (si vous démontrez un intérêt réel sans atteinte disproportionnée), ou le consentement explicite pour des traitements plus sensibles.

Assurez-vous que votre outil respecte la minimisation : pas de collecte de données sensibles sauf exception justifiée, et informez vos clients via vos conditions générales. La mise en œuvre doit intégrer une gestion des données rigoureuse, avec une base de données sécurisée et des durées de conservation définies.

8. Quelles sanctions si je ne respecte pas le RGPD avec mon outil IA ?

Les amendes peuvent atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial. Ces montants maximaux sont toutefois rarement appliqués aux PME.

La CNIL adopte une approche progressive : avertissement, mise en demeure, puis amende administrative (généralement entre 5 000 et 100 000 euros pour les PME). La publicité de la sanction peut être plus dommageable pour la réputation que l’amende elle-même, particulièrement si vous travaillez avec des grandes entreprises exigeantes sur la conformité de leurs sous-traitants.

9. L’erreur de l’IA engage-t-elle la responsabilité de l’entreprise ?

Oui, vous restez responsable des conséquences, même si l’erreur provient de l’IA. C’est un principe fondamental : l’automatisation ne dilue pas la responsabilité du responsable de traitement.

Si une IA suggère une décision affectant un collaborateur ou un client en se basant sur une analyse erronée et que vous suivez cette recommandation sans vérification, votre responsabilité est engagée. Cette réalité impose deux bonnes pratiques : maintenir un contrôle humain sur les décisions importantes et documenter les processus de prise de décision.

L’IA générative ou non reste un outil d’aide à la décision, jamais un substitut au jugement humain.

10. Dois-je nommer un DPO si j’utilise l’IA ?

Non, pas automatiquement. La désignation d’un délégué à la protection des données (DPO) n’est obligatoire que dans trois cas définis par le RGPD :

• Le traitement est effectué par une autorité publique

• Les activités nécessitent un suivi régulier et systématique à grande échelle

• Les activités portent sur un traitement à grande échelle de données sensibles

Pour une PME utilisant un outil de gestion de projet avec IA, la nomination d’un DPO n’est généralement pas obligatoire, sauf si vous traitez des projets IA impliquant des données sensibles (santé, biométrie) ou que vous surveillez systématiquement des milliers de personnes.

Même sans obligation, désigner un responsable interne pour superviser la mise en conformité reste une bonne pratique pour la gouvernance des données.

11. L’AI Act change-t-il quelque chose pour les systèmes d’IA utilisés en gestion de projet ?

Oui, mais dans une mesure limitée pour les PME. L’AI Act introduit un cadre européen qui classe les systèmes d’IA selon leur niveau de risque. Les outils de gestion de projet relèvent généralement des catégories à risque faible, ce qui implique surtout des obligations de transparence, d’information des utilisateurs et de vigilance quant à l’usage qui en est fait.

Les entreprises doivent donc être en mesure d’identifier qu’un système d’IA est utilisé, comprendre sa finalité et vérifier qu’il ne réalise pas de traitements considérés comme « à haut risque ». L’AI Act complète ainsi le RGPD, sans le remplacer, et s’appliquera progressivement dans les prochaines années.

Comment Asana garantit la conformité RGPD de son IA

Asana met à disposition une documentation publique qui permet aux organisations d’évaluer clairement ses pratiques de sécurité et de protection des données. Le Trust Center présente les mesures appliquées, dont le chiffrement des données au repos et en transit, les contrôles d’accès, ainsi que les certifications et audits indépendants obtenus par la plateforme (ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27701, SOC 2 Type 2).

La politique de confidentialité détaille les catégories de données traitées, leurs finalités, les droits des utilisateurs et les mécanismes encadrant les éventuels transferts internationaux. Elle renvoie également aux documents contractuels fournis aux clients, dont l’accord de traitement des données.

Asana publie enfin des principes d’IA responsables qui encadrent le développement et l’utilisation de ses fonctionnalités autour de la transparence, de la sécurité, de l’intervention humaine et de l’évaluation des risques.

L’ensemble de ces ressources constitue la base officielle permettant aux équipes conformité, sécurité et juridiques d’évaluer l’utilisation d’Asana au regard du RGPD.

3 étapes pour adopter l’IA en conformité RGPD

Voici les points essentiels à suivre pour déployer un système d’IA en respectant vos obligations RGPD.

1. Avant l’adoption

• Cartographiez les données à caractère personnel qui seront traitées;

• Vérifiez l’infrastructure, le DPA et les certifications du fournisseur;

• Évaluez si une analyse d’impact (AIPD) est nécessaire pour les traitements à haut risque;

• Préparez la communication pour vos équipes et associez votre DPO si vous en avez un.

2. Pendant le déploiement

• Informez tous les utilisateurs sur l’utilisation de l’IA et leurs droits;

• Configurez les paramètres de vie privée et de sécurité des données selon le principe du moindre privilège;

• Formez les équipes aux bonnes pratiques de minimisation des données;

• Documentez les finalités de chaque usage de l’IA dans votre registre RGPD.

3. Après la mise en œuvre

• Mettez à jour votre registre des traitements avec les nouvelles activités

• Surveillez les incidents de sécurité et vérifiez les procédures de notification

• Révisez régulièrement les paramètres de conformité et les mises à jour du fournisseur

• Maintenez la sensibilisation par des formations continues

Cette approche méthodique transforme la contrainte réglementaire en plan d’action structuré pour une adoption responsable et une mise en conformité progressive.

IA et RGPD, une compatibilité à portée de PME

L’intelligence artificielle en gestion de projet est parfaitement compatible avec le respect du RGPD. Les PME françaises peuvent bénéficier des gains de productivité offerts par ces technologies tout en garantissant la protection des données personnelles.

Trois conditions sont nécessaires : choisir un fournisseur transparent et certifié, comprendre vos obligations en tant que responsable de traitement, et mettre en place des bonnes pratiques internes pour un usage responsable de l’IA.

La mise en conformité n’est pas un obstacle, mais un cadre de confiance. En posant les bonnes questions avant l’adoption et en maintenant une vigilance active, vous transformez cette obligation légale en avantage compétitif. Avec Asana, vous bénéficiez d’un équilibre entre innovation technologique et conformité stricte : infrastructure cloud sécurisée, non-utilisation de vos données pour l’entraînement des modèles d’IA, certifications internationales et contrôle total sur vos informations.

Note : Cet article ne constitue pas un avis juridique et ne remplace pas un conseil personnalisé adapté à votre situation spécifique.

Pour aller plus loin :

• Découvrez comment Asana AI transforme la gestion de projet en respectant le RGPD

• Consultez notre guide complet sur le choix d’un outil IA conforme au RGPD

• Explorez nos principes d’IA centrée sur l’humain qui guident le développement de nos fonctionnalités

• Téléchargez notre guide sur la sécurité et la conformité

• Découvrez comment gérer le shadow AI dans votre organisation.