Projektöversikt: Hur man skriver en, med exempel och tips
Så hur gör man? Du kan börja med att skapa en projektstadga eller ett business case för att få projektet godkänt. Du kan sedan ta fram en projektplan för att samla de viktigaste delarna av ditt initiativ. Därefter kan du planera en projektkickoff och ett brainstormingmöte med alla relevanta intressenter. Beroende på vilket projekt det handlar om kan du till och med skriva en kreativ sammanfattning. Men även om de här olika strategierna kan vara viktiga delar av en projektlansering, är en projektöversikt det bästa sättet att visualisera ditt projektschema och samordna alla runt affärsmålen.
Vad är en projektöversikt?
En projektöversikt är en sammanställning på hög nivå över dina projektleveranser, viktiga milstolpar och övergripande projektmål. Det borde vara det första du gör när du kommer igång med ett projekt. Med en projektöversikt som startpunkt kan du skapa andra viktiga projektplaneringsdokument, såsom en projektplan och ett projektschema.
Om du aldrig har använt en projektöversikt tidigare kan det vara lite svårt att skilja den från andra delar av projektplaneringen. Så här skiljer de sig åt:
Projektöversikt vs projektplan
Din projektöversikt och din projektplan har mycket gemensamt. Man bör skapa dem redan i den inledande fasen av projektet, och de är båda levande dokument snarare än statiska beslut skrivna i sten. Men till skillnad från en projektplan bör en projektöversikt fokusera på att bara ge en övergripande bild. Var noga med att inte fastna i för många detaljer när du skapar en projektöversikt för att förhindra att dokumentet förlorar sitt syfte. Kom ihåg att det handlar om en översikt och inte om detaljerade instruktioner.
För att skapa en bra projektplan måste du fördjupa dig i vissa av detaljerna såsom projekttidslinjen, budgeten, vilka roller varje enskild intressent ska ha, och de framgångsvärden du kommer att använda för att utvärdera projektet.
Projektöversikt vs produktöversikt
En produktöversikt är produktteamets visionsbeskrivning över de funktioner ni planerar att lansera under en given tidsperiod. Produktöversikten är teamets enda informationskälla för de här lanseringarna. Vanligtvis innehåller den även information såsom lanseringens prioritet eller omfattning, eventuell inblandning av produkt- och teknikintressenter, och materialkostnader vid marknadsföring, bara för att nämna några.
Trots liknande benämningar är en projektöversikt något helt annat. Alla projekt, inte bara ett produktlanseringsprojekt, kan och bör ha en projektöversikt. Låt oss säga att du vill skapa en projektöversikt för ett virtuellt evenemang som teamet planerar eller ett projekt som IT-teamet snart ska lansera. I båda fallen är det projektöversikten som beskriver projektmålen och hur ni ska ta er dit.
Projektöversikt vs Gantt-diagram
Ett Gantt-diagram är en visuell representation av ett projekt. Det ser ut som en tidslinje, och det använder sig av ett horisontellt stapeldiagram för att representera uppgifter och leveranser. Ofta väljer team att skapa sina projektöversikter i en tidslinjevy i form av ett Gantt-diagram, och de använder de horisontella staplarna i Gantt-diagrammet för att representera större initiativ över tid.
Gantt-diagrammets omfattning och funktionalitet överskrider dock det som är nödvändigt för en projektöversikt. Gantt-diagram gör det enkelt att visualisera relationer och beroenden mellan uppgifter. De ger också en snabb inblick i hur de olika delarna i ett projekt passar ihop och hjälper till med att identifiera viktiga milstolpar.
Även om du planerar att bygga din projektöversikt som ett Gantt-diagram, är det bra att välja ett verktyg som erbjuder olika sätt att visualisera arbetet och som gör det möjlig att enkelt växla mellan olika vyer – tidslinje, men även Kanban-tavla, att göra-lista och kalender. På så sätt skapar du inte bara en effektiv projektöversikt, utan dina intressenter kan även att kunna se arbetet i den vy som fungerar bäst för dem.
Varför du behöver en projektöversikt
Om du aldrig har skapat en projektöversikt tidigare kanske du undrar: Är det här verkligen nödvändigt? Även om vissa projekt klarar sig utan en projektöversikt (mer om det senare), är en projektöversikt det bästa sättet att kommunicera de övergripande målen till dina intressenter om arbetet är tidsbundet. Det finns tre huvudsakliga fördelar med att skapa en projektöversikt innan ett kickoff-möte.
1. Beskriv projektmålen tydligt
Huvudsyftet med en projektöversikt är att definiera projektmålen innan du planerar ditt kickoff-möte och skapar en projektplan. Översikten bör förmedla en känsla av var ni är och vart ni är på väg. Även om den inte innehåller några detaljer hjälper det att den presenterar målen tydligt i projektets inledande fas så att du vet vad som behöver göras för att uppnå dem.
Tänk dig att du till exempel skapar en projektöversikt för din kalender för innehåll i sociala medier. Du vet hur situationen ser ut nu – hur många följare du har för närvarande och deras engagemang – och det är projektöversikten som kommer att hjälpa dig att definiera var du vill vara och när. Du kanske vill fördubbla antalet följare på Instagram under de kommande sex månaderna. Eller kanske du vill fördubbla ditt engagemang under nästa år. Oavsett vad din plan är kan en projektöversikt hjälpa dig och dina intressenter att se helheten.
2. Få stöd för projektleveranserna
När du skapar projektöversikten fastställer du också vilka leveranser som är viktiga för projektet. Att definiera leveranserna innan du planerar ditt kickoff-möte hjälper dig att veta vem du ska bjuda in, ge de olika intressenterna en bättre överblick över projektet och att slutligen vinna deras stöd.
Låt oss till exempel säga att du skapar en projektöversikt för ett projekt för att spåra kundfeedback. Den ger en översikt, förklarar hur processen för att spåra kundfeedback fungerar för närvarande, och hur projektet kommer att förbättra den. Din projektöversikt hjälper dig även att klargöra vilka dina förväntade projektleveranser är. Kanske arbetar du med att skapa en sorter- och sökbar samling av all kundfeedback. Eller kanske du hellre vill ha 100 kundomdömen i slutet av räkenskapsåret. Att ha tydligt definierade leveranser är nyckeln i båda fallen.
3. Hantera intressenternas förväntningar från början
Du har nu klarat av överblicken. Du har nu klarat av leveranserna. I slutändan skapar du projektöversikten för att kunna dela viktig information med intressenterna och därmed få deras stöd för leveranser, milstolpar och projektscheman. Genom att ha all den här informationen tillgänglig på kickoff-mötet kan intressenterna få en överblick över projektets omfattning och tidsram.
Tänk dig att du till exempel har skapat en projektöversikt för en ny marknadsföringskampanj. Under kickoff-mötet kommer intressenter från andra avdelningar troligen att ha sina egna idéer om projektet och vilka leveranser de förväntar sig. Men i stället för att leda en brainstorming tillhandahåller du en tydlig plan som beskriver de viktigaste milstolparna och projektmålen. På så sätt hanterar du intressenters förväntningar redan från början och ser till att projektet blir så framgångsrikt som möjligt.
Skapa en projektöversikt i 5 steg
För att skapa en effektiv projektöversikt behöver du kunna visualisera projekttidslinjen, leveranserna och projektschemat. De här delarna bildar tillsammans projektöversikten – en översikt som beskriver vad som händer, när och vilka initiativ dina projektmedarbetare och intressenter kommer att vara involverade i.
Här är en djupgående titt på hur man skapar en projektöversikt:
Steg 1: Beskriv projektschemat
Börja med att definiera ett projektschema eftersom det lägger grunden för hela översikten. Börja med att fastställa projektets start- och slutdatum. Det här steget innebär att du planerar de viktigaste projektfaserna och ser till att du har en realistisk tidslinje för alla projektets milstolpar och leveranser.
Överväg att använda ett Gantt-diagram eller ett liknande verktyg för att tydligt representera den här tidslinjen. Den här visuella representationen hjälper till att identifiera eventuella schemaläggningskonflikter och säkerställer att varje teammedlem förstår projektets tidslinje.
Steg 2: Definiera leveranser och milstolpar
Det är viktigt att identifiera de resultat som projektet kommer att producera.
Leveranser är konkreta resultat eller produkter som kommer att produceras som ett resultat av projektet.
Milstolpar är viktiga kontrollpunkter eller händelser under hela projektets livscykel.
Det här steget kräver att du anger alla förväntade leveranser och identifierar de kritiska milstolparna, inklusive eventuella specifika slutdatum. För att garantera förståelse och överenskommelse mellan intressenterna och projektteamet är det viktigt att vara så detaljerad som möjligt.
Steg 3: Länka uppgiftsberoenden
Uppgiftsberoenden är uppgifter som teamet behöver slutföra innan en annan uppgift kan börja. Det här steget innebär att identifiera och dokumentera beroenden mellan uppgifter.
För att schemalägga arbetet logiskt och garantera att nödvändiga uppgifter är klara innan beroendeuppgifter startar är det viktigt att förstå dessa beroenden. Den här tydligheten hjälper till att förhindra flaskhalsar och optimera arbetsflödet över hela projekttidslinjen.
Steg 4: Identifiera eventuella risker
Att erkänna potentiella risker och hinder tidigt i projektplaneringsprocessen är avgörande för att projektet ska kunna slutföras framgångsrikt. Det här steget innebär att identifiera alla faktorer som potentiellt kan försena eller få projektet ur spår och utveckla beredskapsplaner för dessa risker.
Det handlar om att vara proaktiv snarare än reaktiv på utmaningar som kan uppstå. Överväg att genomföra en riskbedömningssession med projektteamet för att brainstorma potentiella risker och deras strategier för att minska dem.
Steg 5: Håll projektets intressenter informerade
Att dela din projektöversikt med viktiga intressenter är det sista steget för att få deras stöd. Det innebär att man presenterar översikter för intressenterna och förklarar de viktigaste delarna, såsom projektets tidsplan, leveranser, milstolpar, beroenden och risker.
Det är en möjlighet att samla in feedback, göra nödvändiga justeringar och se till att alla inblandade har en tydlig förståelse för projektets vision och mål. Att involvera intressenter tidigt och ofta hjälper till att anpassa förväntningarna och säkerställa nödvändiga resurser och stöd för projektet.
Det bästa sättet att skapa och dela en projektöversikt är med ett arbetshanteringsverktyg som Asana. Med Asana har intressenterna en central sanningskälla och ett fågelperspektiv över hela projektet, inte bara över hela översikten. Genom att dela en central informationskälla kommer ditt team att vara bäst utrustat för att planera, hantera och utföra uppgifter.
Exempel på projektöversikter
Även om det finns fler än ett sätt att skapa en projektöversikt på, bör du strukturera den så att du kan visualisera projektet på bästa sätt. Här är två exempel som hjälper dig att komma igång.
Exempel på projektöversikt för ett virtuellt evenemang
Exempel på projektöversikt för ett it-team
I den här projektöversikten ser man flera olika aktivitetsbanor. I det här fallet planerar it-avdelningen tre stora initiativ i fjärde kvartalet, var och en med en tydlig översikt och ett tydligt mål. Men eftersom medlemmar i it-avdelningen kommer att arbeta i alla de tre initiativen, kan det vara till hjälp att se översikten på ett centralt ställe. På så sätt har hela it-teamet en central sanningskälla för alla sina tre kommande initiativ.
Tips för att implementera en effektiv projektöversikt
Att skapa en projektöversikt kan ofta kännas som att navigera genom okända vatten, särskilt när teamets effektivitet och produktivitet står på spel. En vanlig utmaning för många team när de utvecklar projektöversikter är tendensen att bli alltför komplexa eller avskilda från projektets verkliga begränsningar och mål. Denna frånkoppling leder till förvirring, missade deadliner och ouppfyllda förväntningar.
För att överbrygga klyftan mellan planering och genomförande av översikten finns här genomförbara tips för att anpassa översikten till teammålen.
Förstå projektets mål
Det är viktigt att ha en tydlig uppfattning om projektmålen innan du påbörjar processen för att skapa en översikt. Den här förståelsen säkerställer att projektöversikten fungerar som en vägledning för att anpassa varje uppgift och milstolpe till de övergripande strategiska målen.
Exempel: Tänk på ett programvaruutvecklingsteam som arbetar med en ny applikation. Med hjälp av en agil metod bör projektöversikten beskriva viktiga milstolpar, såsom slutförandet av designfasen, betatestning och den officiella lanseringen. Dessutom bör översikten direkt länka varje milstolpe till projektets mål att leverera en användarvänlig och funktionell applikation inom den fastställda tidslinjen. Den här detaljerade vyn hjälper till att hantera projektets livscykel mer effektivt.
Involvera teammedlemmar och viktiga intressenter i planeringsprocessen.
Att involvera projektteamet i planeringen av en projektöversikt är nyckeln till att skapa en projektöversikt som är realistisk och genomförbar. Detta samarbetsinriktade tillvägagångssätt säkerställer förankring från alla teammedlemmar och viktiga intressenter och utnyttjar deras insikter och expertis.
Exempel: Föreställ dig att ett marknadsföringsteam planerar en produktlansering. Genom att inkludera teammedlemmar från design-, innehålls- och sociala medieavdelningar i utvecklingen av översikten kan projektledaren se till att den återspeglar en omfattande strategi som innehåller styrkorna och tidslinjerna hos varje avdelning.
Prioritera flexibilitet
Även om det är viktigt att ha en detaljerad projektöversikt är flexibilitet viktigt för att hantera oförutsedda förändringar, hinder eller utmaningar. För att förhindra att oförutsedda förändringar får projektet att spåra ur bör din översikt vara tillräckligt anpassningsbar för att möjliggöra justeringar. Det här inkluderar en effektiv hantering av uppgiftsbackloggen genom att regelbundet granska och prioritera uppgifter, samt att anpassa projektets baslinje – dess planerade omfattning, tidslinjer och kostnader – för att tillgodose nödvändiga uppdateringar.
Exempel: Tänk på ett byggnadsprojekt som står inför oväntade problem med leveranskedjan. En flexibel projektöversikt skulle inkludera bufferttider och alternativa vägar för att hålla projektförloppet i fas, trots dessa oförutsedda hinder. Korrekt resursfördelning och arbetsflödeshantering säkerställer att rätt personal, verktyg och budget finns på plats för varje projektfas för att förhindra flaskhalsar och säkerställa att projektet slutförs framgångsrikt.
Granska och uppdatera översikten regelbundet
En projektöversikt är inte ett gör det och glöm det-verktyg. Den kräver regelbundna granskningar och uppdateringar för att återspegla projektets aktuella status och eventuella ändringar i mål eller externa faktorer.
Exempel: Gör en långsiktig översyn av it-infrastrukturen. Allteftersom projektet fortskrider kan ny teknik eller bättre lösningar dyka upp. Genom att regelbundet granska översikten kan projektledaren införliva dessa framsteg och se till att projektet ligger i framkant och genomförs så effektivt som möjligt.
Använd programvara för projekthantering
Programvara för projekthantering kan dramatiskt effektivisera processen för att skapa och underhålla en projektöversikt. De här plattformarna erbjuder en central plats för att spåra förlopp, hantera uppgifter och underlätta kommunikation mellan teammedlemmar och viktiga intressenter.
Exempel: Ett agilt projektteam som arbetar med en storskalig digital omvandling kan använda en programvara för projekthantering för att integrera sin översikt med verktyg för tidsspårning, resurshantering och kommunikation. Integreringarna med ett översiktsverktyg ger en övergripande bild av projektförloppet, så att ledare kan identifiera flaskhalsar tidigt och justera i realtid.
Behöver alla projekt en projektöversikt?
Alla projekt behöver inte en projektöversikt. Om det gäller ett projekt med en mindre omfattning som till exempel en bloggspårningskalender för nästa månad eller ett lågprioriterat buggfixningsinitiativ, kan det vara överdrivet att skapa en projektöversikt. Det är dock fortfarande bra att regelbundet hålla kontakten med projektets intressenter, och du bör även sträva efter att ha en central plats för all projektinformation. Men tvinga inte fram en projektöversikt där den inte behövs.
Skapa en projektöversikt för teamet
Med en effektiv projektöversikt kan du ge teamet en känsla av vart ni är på väg, hur ni kommer dit, och vilka som ska följa med på resan. Projektöversikten är utgångspunkten för resten av projektplaneringen, och en utmärkt början på ett framgångsrikt projekt.
Är du redo att skapa din första projektöversikt? Testa Asana, en ledande aktör inom jobbhantering och det bästa verktyget för teamet.
