12 wskazówek w zakresie efektywnej komunikacji w miejscu pracy
W dzisiejszych czasach jesteśmy w niemal ciągłym kontakcie z naszymi współpracownikami. Być może nie przykładasz zbyt dużej wagi do mówienia „cześć” swoim pracownikom, spotykaniu się na wirtualnej kawie z członkiem zespołu zdalnego, czy wysyłaniu zespołowi GIF-ów z kotem w piżamie – nie martw się tym. I mimo że jest to komunikacja w pracy, istnieje różnica pomiędzy tymi rodzajami wiadomości a komunikacją w środowisku pracy.
Komunikacja w miejscu pracy odnosi się do porozumiewania się w pracy na tematy z nią związane. Wiedza o czasie i sposobie efektywnego komunikowania się może pomóc Ci w zredukowaniu nieporozumień, zwiększeniu poczucia szczęścia w zespole, umocnieniu współpracy i zaufania. Zespoły, które wiedzą, jak efektywnie przekazywać wiadomości dotyczące pracy są lepiej przygotowane na trudne sytuacje. Niemniej budowanie pozytywnych nawyków komunikacyjnych wymaga czasu i wysiłku – dlatego chcemy Ci w tym pomóc. Oto 12 sposobów na poprawę umiejętności komunikacyjnych w środowisku pracy.
Czym jest efektywna komunikacja?
Skuteczna komunikacja to wymiana pomysłów, myśli, opinii, wiedzy i informacji w taki sposób, aby wiadomość została odebrana i zrozumiana w sposób jasny i zgodnie z jej intencją. Skuteczna komunikacja daje interesariuszom poczucie spełnienia.
Rozwijanie skutecznych umiejętności komunikacyjnych wymaga zachowania delikatnej równowagi między aktywnym słuchaniem, komunikacją werbalną, sygnałami niewerbalnymi, mową ciała i inteligencją emocjonalną, aby spowodować, że komunikaty będą jasno przekazywane i rozumiane.
Chodzi o coś więcej niż tylko mówienie. Skuteczna komunikacja wymaga umiejętności słuchania i głębokiego zrozumienia dynamiki interpersonalnej. Osoby mogą wykorzystywać umiejętności komunikacyjne do wypełniania luk, podejmowania świadomych decyzji i wzmacniania relacji.
Co oznacza „komunikacja w miejscu pracy”?
Komunikacja w miejscu pracy to wszelkiego rodzaju sposoby komunikowania się na tematy związane z pracą. Obejmuje ona przekazywanie informacji o poszczególnych zadaniach, udostępnianie aktualizacji statusów projektów lub przekazywanie informacji zwrotnych menedżerom i pracownikom. Wiedza o tym, jak komunikować się w miejscu pracy stanowi kluczowy element efektywnej współpracy – nieumiejętność jasnej komunikacji może skutkować nieporozumieniami, zamieszaniem, a nawet nieumyślnym zranieniu uczuć drugiej osoby.
Komunikacja w środowisku pracy może obejmować komunikację bezpośrednią, pisemną, poprzez platformę do wideokonferencji, media społecznościowe lub podczas grupowego spotkania. Może się ona również odbywać w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie, na przykład poprzez wiadomości e-mail, nagranie wideo lub na specjalnej platformie, np. w narzędziu do zarządzania projektami. Niektóre z przykładów komunikacji w miejscu pracy obejmują:
Spotkania zespołowe
Spotkania 1:1
Otrzymywanie informacji
Informowanie o statusie lub postępie projektu
Współpracę nad zadaniami międzyfunkcyjnymi
Komunikację niewerbalną
Co sprawia, że komunikacja jest skuteczna?
Skoro już wiesz, co składa się na komunikację w miejscu pracy, kolejne pytanie brzmi: jak zacząć rozwijać swoje umiejętności w zakresie komunikacji? Istnieje kilka zasad skutecznej komunikacji, którymi możesz się kierować bez względu na jej typ. Dobra komunikacja:
Zmierza do osiągnięcia przejrzystości. Nieważne, czy wysyłasz wiadomość przez Slack, tworzysz wiadomość e-mail, czy udzielasz spontanicznej odpowiedzi, staraj się przekazywać informacje w jasny i zwięzły sposób.
Ma na celu rozwiązywanie konfliktów, a nie ich tworzenie. W miejscu pracy często angażujemy się w rozwiązywanie problemów i współpracujemy nad projektami lub zadaniami. Dzięki dobrej komunikacji możesz wykryć czynniki blokujące lub przekazać informacje zwrotne – upewnij się jednak, że jej celem jest polepszenie aktualnej sytuacji.
Działa w obie strony. Każdy przykład komunikacji w miejscu pracy jest wymianą informacji – nawet jeśli jedna osoba komunikuje się tylko niewerbalnie.
Korzyści płynące z efektywnej komunikacji w miejscu pracy
Jasna, efektywna komunikacja w środowisku pracy może pomóc:
Wzmocnić zaangażowanie i poczucie przynależności pracownika.
Rozwinąć umiejętności interpersonalne i inteligencję emocjonalną.
Zapewnić większy udział zespołu.
Stworzyć zdrowe środowisko do pracy i kulturę organizacyjną.
Zwiększyć retencję pracowników.
7 wskazówek, jak efektywnie komunikować się w miejscu pracy
Efektywna komunikacja w miejscu pracy zależy od miejsca, sposobu i czasu, w jakim się komunikujesz. Wypróbuj te siedem wskazówek, aby rozwinąć swoje umiejętności komunikacyjne.
1. Wiedz, gdzie się porozumiewać na dane tematy
Komunikacja przybiera wiele różnych form – osobistą, mailową, poprzez komunikator i platformy do zarządzania pracą. Aby maksymalnie zwiększyć jej efektywność, upewnij się, że stosujesz się do obowiązujących zasad dotyczących komunikacji i wymieniasz się wiadomościami na właściwy temat i we właściwym miejscu.
Czasami wiedza, gdzie należy się komunikować to połowa sukcesu. Być może Twoja firma korzysta z różnych narzędzi do komunikacji, co sprawia, że każdy musi znać ich przeznaczenie. Które narzędzie będzie odpowiednie do Twojego pytania lub komentarza? Musisz komunikować się w czasie rzeczywistym, czy możesz wysłać wiadomość asynchroniczną? Jeśli nie masz pewności, zapytaj członka zespołu lub przełożonego, jaki kanał jest odpowiedni dla danego typu wiadomości. To bardzo ważne, aby wszyscy mieli na ten temat jasność. Na przykład, w Asanie używamy następujących narzędzi:
2. Zbuduj umiejętność współpracy
Współpraca jest podstawą efektywnej pracy zespołowej. Aby opanować umiejętność współpracy zespołowej, trzeba praktykować otwartą i szczerą komunikację. Nie znaczy to jednak wcale, że musisz się na wszystko zgadzać. Umiejętność wyrażania własnego zdania i osiągania porozumienia mimo różnic też jest jednym z kluczowych elementów współpracy.
Umiejętność współpracy i komunikacji przypominają sytuację „jajko i kura”. Dzięki efektywnej komunikacji stworzysz dobre warunki do współpracy, ale kluczowym elementem skutecznej komunikacji jest znajomość zasad współpracy. W praktyce oznacza to, że musisz pracować nad ulepszaniem zarówno umiejętności współpracy, jak i komunikacji. Usprawniając współpracę zespołową, poprawisz również umiejętności przekazywania informacji i opinii w środowisku pracy – a w rezultacie, dzięki szczerej komunikacji, współpraca stanie się łatwiejsza.
3. Rozmawiaj osobiście, kiedy tylko możesz
Prawdopodobnie najlepszym i najbardziej sprawdzonym sposobem, aby uniknąć nieporozumień jest rozmowa twarzą w twarz. Jeśli pracujesz w zespole wirtualnym, porozumiewanie się poprzez konferencje wideo również stanowi dobre rozwiązanie. Kontakt wzrokowy jest szczególnie ważny w przypadku, gdy musisz przekazać mniej przyjemne informacje. Utrzymanie tonu przekazu może być utrudnione w komunikacji pisemnej, więc najlepiej byłoby, aby członek zespołu miał możliwość obserwacji Twojej mimiki twarzy i języka ciała.
W przypadku zespołów zdalnych i rozproszonych, sprawdzi się również rozmowa telefoniczna zamiast konferencji wideo. Zmęczenie wynikające z rozmów wideo jest coraz powszechniejsze i może utrudniać współpracę oraz komunikację w zdalnych zespołach. Rozmowa telefoniczna zmniejsza napięcie wizualne, jednocześnie dając Ci możliwość usłyszenia głosu i uchwycenia tonu wypowiedzi członka zespołu.
4. Zwracaj uwagę na język ciała i ton głosu
Komunikacja dotyczy nie tylko tego, o czym mówisz, ale również sposobu, w jaki to przekazujesz. Upewnij się, że nie krzyżujesz ramion lub nie sprawiasz wrażenia osoby nieprzyjaznej. Często język ciała nie ma związku z bieżącą sytuacją – możliwe, że wynika on ze zmęczenia, stresu lub problemów osobistych. Członkowie Twojego zespołu nie znają jednak kontekstu i mogą postrzegać Twoje zachowanie jako wynik złości lub irytacji. Szczególnie w przypadku trudnych rozmów postaraj się kontrolować swój język ciała i mimikę twarzy, aby uniknąć przekazywania niezamierzonych sygnałów.
5. Praktykuj komunikację dwustronną
Słuchanie jest równie ważnym elementem komunikacji w miejscu pracy co mówienie. Efektywna współpraca polega nie tylko na przedstawianiu własnych pomysłów, ale również na słuchaniu pomysłów innych osób.
Wyróżniamy dwa typy słuchania — słuchanie, aby odpowiedzieć i słuchanie, aby zrozumieć. W trakcie tego pierwszego skupiasz się na swojej przyszłej odpowiedzi zamiast na tym, co druga osoba chce zakomunikować. Ten typ słuchania może sprawić, że nie uchwycisz kluczowych informacji albo powtórzysz to, co właśnie zostało powiedziane.
Zamiast tego spróbuj aktywnego słuchania. Słuchaj tego co ma do powiedzenia druga osoba bez zastanawiania się nad własną odpowiedzią. Jeśli myślisz o poruszeniu jakiegoś tematu, zanotuj go i wróć do słuchania ze zrozumieniem, zamiast prób zapamiętania tego, o czym chcesz powiedzieć w późniejszym czasie.
6. Trzymaj się faktów, a nie historii
„Fakty kontra historie” to technika zalecana przez współzałożycielkę Conscious Leadership Group, Dianę Chapman W tym przypadku „fakty” to sytuacje, które rzeczywiście zaistniały i mogą zostać potwierdzone przez inne osoby. Z drugiej strony, „historia” to Twoja interpretacja danej sytuacji.
Załóżmy na przykład, że Twój przełożony przekazuje Ci informacje zwrotne na żywo w trakcie spotkania zespołu. To fakt. Zupełnie Cię to zaskoczyło i czujesz, że przełożony podzielił się swoją opinią, zamiast zachować ją na spotkanie 1:1, gdyż nie jest zadowolony z Twojej pracy. Jest to „historia”, ponieważ nie masz możliwości sprawdzenia czy jest prawdziwa, czy też nie.
Historie są nieuniknione – wszyscy tworzymy je na podstawie faktów. Postaraj się jednak oddzielić historie od faktów, a także unikaj działań związanych z historiami dopóki ich nie zweryfikujesz. W tym przypadku, możesz na przykład porozmawiać ze swoim przełożonym podczas następnego spotkania 1:1 i zapytać, dlaczego podzielił się informacją zwrotną na spotkaniu zespołowym.
7. Upewnij się, że rozmawiasz z odpowiednią osobą
Efektywna komunikacja w miejscu pracy dotyczy nie tylko tego, o czym rozmawiasz, ale również, komu przekazujesz informacje. Nieprawidłowy przekaz informacji często występuje w przypadku, gdy rozmawiasz z niewłaściwymi osobami lub gdy rozmowa toczy się w niewłaściwych okolicznościach.
Aby tego uniknąć, upewnij się, że w rozmowie uczestniczą odpowiednie osoby lub przekazujesz wiadomość do właściwych odbiorców. Jeśli nie masz pewności, do kogo powinny dotrzeć dane informacje, postaraj się zidentyfikować interesariuszy projektu, którzy mogli zostać pominięci.
Pięć wskazówek, jak efektywnie komunikować się w miejscu pracy
Jeśli jesteś liderem, masz możliwość ustanowienia i wprowadzenia zasad komunikacji w zespole. Umiejętności skutecznej komunikacji pozwalają budować zdrowszą kulturę w firmie, zwiększać zaufanie wśród pracowników i rozbijać strukturę silosową wobec zespołów międzyfunkcyjnych. Oto jak to zrobić:
1. Uwzględnij podstawowe zmiany
Zanim zaczniesz ulepszać umiejętności komunikacyjne zespołu, upewnij się, że nie ma żadnych problemów leżących u podstaw szczerej komunikacji. Czy wszyscy czują się swobodnie podczas otwartych rozmów? Czy istnieje coś, co może sprawiać, że członek zespołu nie może czuć się w pełni sobą?
Jedną z najbardziej wartościowych rzeczy, jaką możesz zrobić jako lider jest upewnienie się, że Twoi pracownicy mogą w pełni czuć się sobą (lub na tyle, na ile rzeczywiście chcą). Niezależnie, czy oznacza to wyrażanie odmiennego zdania, rozmowy o pasjach poza pracą lub szczerość odnośnie do typu komunikacji, który najbardziej im odpowiada – upewnij się, że rozumiesz potrzeby każdego członka zespołu, oraz że są one spełniane w ramach środowiska zespołowego.
2. Często proś o informację zwrotną
Jeśli nie poprosisz o informację zwrotną odnośnie Twojego stylu komunikacji, możesz nigdy jej nie otrzymać. Mimo że komunikacja w środowisku pracy ma wpływ na każdą inną interakcję, członkowie zespołu mogą nie pomyśleć o niej w kontekście informacji zwrotnych. Prosząc współpracowników o informacje zwrotne na temat Twojego stylu komunikacji, możesz dalej ulepszać i rozwijać strategię jasnej komunikacji w swoim zespole.
3. Zrozum style komunikacji w zespole
Innym, efektywnym sposobem, aby komunikować się z zespołem jest zapytanie go o preferowaną drogę komunikacji. Nie powinna ona być tajemnicą czy grą w zgadywanie – znajomość preferowanych kanałów komunikacji (np. wideokonferencje lub rozmowy telefoniczne) i pory spotkań (np. poranne lub popołudniowe spotkania) pomoże Ci stworzyć środowisko, w którym każdy będzie mógł się rozwijać.
Oto kilka ważnych pytań, które możesz zadać członkom zespołu:
Czy są oni rannymi ptaszkami, czy raczej nocnymi markami?
Czy preferują oni ustrukturyzowane spotkania zamiast burz mózgów?
Jak przebiega ich proces myślowy: czy wolą myśleć głośno, spontanicznie, czy przelewając myśli na papier?
Z jakim typem osobowości identyfikują się: introwertycznym, ekstrawertycznym czy ambiwertycznym?
Czy czują, że znają innych członków zespołu, czy woleliby więcej aktywności wpływających na zacieśnianie więzi w zespole?
Jaki typ spotkań lub zadań najbardziej pobudza ich do działania?
4. Poświęć czas na aktywności budujące zespół i przełamujące lody
Poznanie zespołu ma kluczowe znaczenie dla rozwoju dobrych umiejętności komunikacyjnych. Szczególnie ważne jest poświęcenie czasu na pogłębienie więzi z zespołem poza pracą. Aktywności, takie jak pytania na przełamanie lodów, pomogą wprowadzić odrobinę zabawy i swobodnej atmosfery do każdego spotkania.
5. Nadaj ton
Pamiętaj: sposób, w jaki komunikujesz się i współpracujesz będzie miał wpływ na cały zespół. Od Ciebie zależy określenie standardów otwartego i jasnego przekazywania informacji. Gdy już to zrobisz, zespół podąży za Twoim przykładem.
Co kilka miesięcy pytaj swój zespół o to, jak ocenia wasz sposób komunikacji. Czy w ostatnich miesiącach pojawiły się zwyczaje, które chcesz podtrzymać lub porzucić? Regularne myślenie o sposobie komunikowania się w zespole – w przeciwieństwie do ustalania praktyk i zapominania o nich – pomoże Ci uczynić metody komunikacji bardziej zamierzonymi.
Więcej typów komunikacji w środowisku pracy
Większość rozważań dotyczących komunikacji w środowisku pracy zakłada, że praca odbywa się stacjonarnie. Istnieją jednak różne formy komunikacji w ramach różnych lokalizacji – od biur globalnych, po zespoły pracujące zdalnie. Większość najlepszych praktyk można nadal zastosować do dowolnego typu zespołu, aczkolwiek występuje kilka dodatkowych wzorców i dobrych rozwiązań, które możesz wykorzystać, aby pomóc zespołowi nawiązać pełen kontakt.
Zespoły rozproszone
Zespoły rozproszone pracują w obrębie wielu krajowych lub globalnych biur. Mogą one obejmować różne strefy czasowe i języki, a każde biuro posiada własną kulturę i nawyki. Nie spodziewaj się, że wszystkie zespoły rozproszone będą komunikować się w ten sam sposób – tak naprawdę, jedną z ich zalet jest różnorodność pomysłów, której doświadczysz pracując z członkami zespołów z całego świata.
Jeśli pracujesz w rozproszonym zespole, ważne jest, aby przekazywać informacje w nadmiarze dzięki czemu, członkowie zespołów z różnych stref czasowych i biur będą na bieżąco. Upewnij się, że dokumentujesz wszystko w centralnym źródle informacji dostępnym online oraz poszukaj narzędzia, które pozwoli wam udostępniać aktualizacje w czasie rzeczywistym, aby nie spowalniać pracy.
Pamiętaj, że różnice w strefach czasowych mogą wpłynąć na możliwość uczestnictwa w spotkaniach. Postaraj się zaplanować spotkania, kiedy wszyscy są dostępni lub zaproponuj nagranie spotkania i sporządzenie z niego notatek, jeśli nie wszyscy mogą w nim uczestniczyć. Ważne jest również, aby dokładnie sprawdzić, czy poinformowano o spotkaniu właściwe osoby, a także, że nikt nie został pominięty tylko dlatego, że pracuje w innym biurze niż większość Twojego zespołu.
Współpracownicy online
Jeśli pracujesz w zespole wirtualnym, ważne jest, aby ustalić gdzie i jak często będziecie się komunikować. Wiedza o tym, do czego powinno służyć dane narzędzie komunikacyjne może pomóc członkom zespołu w utrzymywaniu kontaktu – nawet podczas pracy zdalnej.
Członkowie zespołów zdalnych mogą czuć się odosobnieni, zatem rozważ przeprowadzenie ćwiczenia z całym zespołem odnośnie preferowanych nawyków komunikacyjnych. Niektórzy członkowie mogą preferować rozmowy telefoniczne, a inni ustrukturyzowane spotkania ze zwięzłą agendą. Jako, że członkowie zespołu mają mniej okazji do interakcji osobistych, ważne jest, aby ustalić preferencje na poziomie zespołu, dzięki czemu kanały komunikacyjne będą mogły pozostać otwarte.
Na koniec, pamiętaj o organizowaniu wydarzeń zacieśniających więzi w zespole. Bez względu na to, czy będą to aktywności służące przełamywaniu lodów na początku każdego spotkania, czy zaplanowanie czasu na rozmowę koniec tygodnia, poświęcony zespołowi czas może pomóc jego członkom pozostać w kontakcie niezależnie od miejsca, z jakiego pracują.
Wisienka na torcie efektywnej komunikacji w miejscu pracy
Ostatnim elementem przejrzystej komunikacji jest posiadanie jednego, centralnego źródła informacji obejmującego wszystkie informacje dotyczące komunikacji i pracy. Korzystanie ze scentralizowanego systemu, takiego jak narzędzie do zarządzania pracą pomoże Ci w koordynacji pracy na wszystkich poziomach Twojego zespołu. Dowiedz się więcej o tym, jak zarządzanie pracą ułatwia koordynowanie projektów oraz komunikację. Przeczytaj nasz artykuł wprowadzający do zarządzania pracą.
FAQ: Efektywna komunikacja w miejscu pracy
Jakie są najlepsze sposoby komunikowania się ze współpracownikami?
Najlepsze sposoby komunikowania się ze współpracownikami obejmują zwięzłą, pełną szacunku i terminową wymianę zdań. Możesz to osiągnąć za pomocą różnych kanałów, takich jak e-maile, komunikatory internetowe, rozmowy twarzą w twarz i połączenia wideo. Wybór odpowiedniego medium w oparciu o kontekst komunikacji (np. korzystanie z e-maili do formalnych próśb lub aplikacji Slack do szybkich zapytań) oraz zapewnienie zwięzłości i trafności może zwiększyć skuteczność komunikacji.
Dlaczego efektywna komunikacja jest ważna?
Skuteczna komunikacja zapewnia, że informacje są dokładnie przekazywane i rozumiane, co skutkuje poprawą wydajności, mniejszą liczbą nieporozumień i lepszymi relacjami w pracy. Promuje pracę zespołową, podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów, co sprawia, że skuteczna komunikacja jest podstawą udanych działań i pozytywnego środowiska pracy.
Czym jest efektywna komunikacja?
Skuteczną komunikację charakteryzuje jasność, zwięzłość, spójność i wzgląd na innych, elementy te znane są także jako zasady „5C komunikacji”. Oznacza, że przekaz jest przekazywany w jasny i zrozumiały sposób, jest bezpośredni i konkretny, logicznie zorganizowany oraz zorientowany na potrzeby i perspektywy odbiorcy. Wiąże się to również z aktywnym słuchaniem, otwartością na informacje zwrotne oraz umiejętnością dostosowywania lub parafrazowania przekazu w zależności od odbiorców i kontekstu.
Jak stać się efektywnym komunikatorem?
Aby stać się efektywnym komunikatorem, skoncentruj się na jasności i zwięzłości swoich komunikatów, aktywnie słuchaj innych i udzielaj konstruktywnych informacji zwrotnych. Zwracaj uwagę zarówno na sygnały werbalne, jak i niewerbalne, takie jak język ciała i ton głosu, aby upewnić się, że przekaz zostanie odebrany zgodnie z przeznaczeniem. Ćwicz empatię, biorąc pod uwagę perspektywę odbiorcy, i okaż otwartość na informacje zwrotne, aby stale doskonalić swoje umiejętności wystąpień publicznych.
