Leroy Merlin collabore plus intelligemment grâce à l’utilisation approfondie d’Asana par son équipe juridique

Leroy Merlin est un géant de l’amélioration de l’habitat, qui tient une place dans 35 % des ménages français et est présent dans le monde entier. Depuis cent ans, l’entreprise est à la pointe de l’innovation avec 30 000 employés, résidents et associations partenaires qui se réunissent pour créer des produits et des services pour améliorer la qualité de vie et la durabilité de l’habitat. 

Amel Rechid est responsable juridique chez Leroy Merlin France. Elle est responsable des contrats concernant les achats et la chaîne d’approvisionnement, qui alimente les 144 magasins de la marque et livre ses produits à 600 millions de clients en ligne. « Notre croissance a rendu nos projets internes plus complexes. Nous avons donc commencé à réfléchir à un outil de gestion de projet qui pourrait structurer notre travail », explique-t-elle. « Nous savions que d’autres services de Leroy Merlin utilisaient Asana et avons décidé de l’essayer nous-mêmes. En adoptant une approche de test et d’apprentissage, nous nous sommes dit : « Intégrons tous nos projets et voyons comment cela fonctionne ». Nous avons été agréablement surpris par la simplicité d’utilisation d’Asana et par la visibilité qu’il offre sur notre travail quotidien. »

Assurer la supervision et la collaboration interfonctionnelle 

Avant la mise en œuvre d'Asana, le service juridique s’appuyait sur des outils de base, comme des e-mails et des feuilles de calcul, ce qui avait un impact négatif sur les performances de l’équipe. « Chaque juriste mettait à jour trois à quatre feuilles de calcul pour ses projets, ainsi que les feuilles de calcul de nos clients internes dans les domaines du marketing, de la chaîne d’approvisionnement, de l’IT et des services. La gestion de projet était alors un processus chronophage », affirme Amel. « Puis venaient les comptes-rendus de réunion, les contrats et les justificatifs. Rechercher les informations dont nous avions besoin pouvait prendre jusqu’à trois heures.

« De plus, la création de rapports étant un processus manuel, il était vraiment difficile d’avoir une vue d’ensemble de notre travail. Nous n’avions aucune automatisation ni visualisation des données, ce qui rendait difficile le suivi et la mesure de nos activités. Et nous n’avions aucun moyen de capitaliser sur les connaissances des employés une fois qu’ils avaient quitté l’entreprise. »

Collaboration intelligente grâce à Asana

En tant que fonction centrale, l’équipe juridique collabore avec d’autres services commerciaux au sein de Leroy Merlin. Selon l’Anatomie du travail, lorsqu’une entreprise adopte une « collaboration intelligente », c’est le principal facteur de différenciation entre le succès et l’échec. Les équipes ont les ressources nécessaires pour effectuer leur travail plus efficacement, ce qui permet à une entreprise d’atteindre ses objectifs plus rapidement en augmentant ses revenus, en surmontant les obstacles et en répondant aux besoins des clients.  

« Nous savions que si nous trouvions un moyen de partager efficacement les informations sur nos projets, nous pourrions en tirer parti pour devenir plus productifs », déclare Amel. « Asana nous a permis de formaliser nos processus de travail et d’aider nos clients internes à comprendre l’intérêt de travailler avec l’équipe juridique. »

Une concentration optimale permet de consacrer plus de temps au travail stratégique

Leroy Merlin a réussi une mise en œuvre intelligente. L’entreprise a choisi d’optimiser ses processus de travail en tirant parti des intégrations d’Asana pour relier les outils existants, notamment la suite Google pour la productivité et la gestion de documents. C’est ainsi que les efforts manuels inutiles ont été éliminés. Le rapport sur l’Anatomie du travail montre que les employés consacrent 58 % de leur journée de travail à des tâches d’organisation et seulement 9 % à des tâches stratégiques.

« Nous ne perdons plus de temps à remplir les blancs sur des feuilles de calcul », déclare Amel. « Nous n’avons même pas besoin de penser à générer les rapports. Asana est magique. Maintenant, nous pouvons nous concentrer sur nos projets, car nous savons que nous pouvons générer les rapports dont nous avons besoin quand nous en avons besoin, et démontrer concrètement la valeur que le service juridique ajoute au processus. »

L’efficacité simplifie et accélère le processus

L’Anatomie du travail suggère que les employés occupant des postes de direction peuvent économiser 5,6 heures par semaine simplement en améliorant les processus de travail existants. Le service juridique de Leroy Merlin a toujours plusieurs projets stratégiques en cours à la fois. Amel estime que son équipe atteint l’efficacité dont elle a besoin pour mener à bien ses projets grâce aux règles définies sur Asana, qui déterminent quand l’automatisation peut simplifier, soutenir et accélérer le processus. 

« Il y a deux ans, nous avons lancé notre marketplace en France. Grâce à Asana, nous avons partagé les différentes phases du projet avec les avocats, collaboré et géré les activités en France, en Espagne et en Italie sans que les différents fuseaux horaires n’aient un impact sur la progression. »

La cohérence apporte de la clarté sur le travail en cours

Même si les équipes interfonctionnelles ont leur propre façon de travailler, Asana améliore la visibilité des tâches et identifie les priorités. « Nous utilisons la vue Portefeuille pour gérer la charge de travail au sein du service juridique, car pour chaque projet, nous pouvons voir les enjeux, les risques potentiels et les détails clés associés de manière claire et nette », explique Amel. « Même si chaque projet est différent, Asana permet d’uniformiser le travail de l’équipe, ce qui nous permet de rester connectés. »

L’Anatomie du travail suggère que des objectifs clairs et liés facilitent la collaboration avec les parties prenantes d’autres fonctions, car les employés sont plus susceptibles de partager des informations, de s’assurer qu’elles parviennent aux bonnes personnes et de tenir les principales parties prenantes informées. 

Amel exprime la réflexion suivante concernant son expérience avec Asana : « Asana nous donne un aperçu visuel et facile à comprendre de toutes nos activités. Asana est vraiment utile lorsqu’il s’agit de discuter des budgets avec les administrateurs et de montrer à notre siège comment nous optimisons le travail quotidien des juristes. Nous pouvons également voir quand nos collègues sont occupés et, s’ils semblent surchargés, nous pouvons trouver un moyen de rééquilibrer les charges de travail au sein de l’équipe. »

Un outil intelligent pour le service juridique

Le paysage réglementaire est en constante évolution et Leroy Merlin souhaite tirer parti des connaissances et des compétences de tous ses talents juridiques pour se préparer à toutes les éventualités. Comme le montre l’Anatomie du travail, les organisations qui collaborent bien sont mieux préparées à s’adapter, ce qui leur permet d’obtenir un avantage concurrentiel durable et d’augmenter leur chiffre d’affaires à long terme. 

« Nous avons de nouveaux consultants chez Leroy Merlin qui sont avocats depuis 1 à 2 ans », déclare Amel. « Sur Asana, nous avons créé un projet pour recueillir et partager nos connaissances juridiques collectives. Si quelqu’un décide de quitter l’entreprise, nous conservons son expérience afin de pouvoir continuer à en tirer des enseignements. »

« Asana est un outil tellement puissant, et comme le Parlement continue d’introduire de nouvelles lois, nous savons que nous sommes dans la meilleure position pour évoluer au rythme des changements. »