Wie ein Anbieter von Technologielösungen mit AI Studio Tage manueller Arbeit einsparte

Taco Technologies hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen aller Art und Größe, von Schulen und Anwaltskanzleien bis hin zu Sammlungen und kleinen Unternehmen, bei der Verwaltung der Systeme zu unterstützen, auf die sie sich täglich verlassen. 

Mit ihrer Expertise in den Bereichen Print Enablement, Dokumenten-Workflows und Arbeitsplatztechnologie sind sie seit Jahrzehnten ein idealer Partner für Teams, die den Workflow zwischen verschiedenen Tools vereinfachen möchten. 

In den letzten Jahren hat Taco sein Angebot über den Druck hinaus erweitert, den Schwerpunkt auf den Direktvertrieb verlagert, Unternehmen bei der Implementierung von Arbeitsplatz-Tools wie Asana und Odoo unterstützt und ein breiteres Spektrum an betrieblichen Anforderungen unterstützt.

Aber das Wachstum brachte Komplexität mit sich. Mehr Produkte und Kunden bedeuteten mehr Anfragen und ein wachsendes Arbeitsvolumen, das manuell über gemeinsame Dokumente und E-Mail-Ketten verwaltet wurde. 

Um zu helfen, wandte sich Taco an AI Studio, um Routineaufgaben zu automatisieren und konsistente Workflows zu erstellen. Das Ergebnis? Sie reduzierten den Zeitaufwand für Verwaltungsarbeiten drastisch, sodass sich das Team darauf konzentrieren konnte, Projekte ohne die üblichen Engpässe voranzutreiben – eine Innovation, die ihnen auf dem Partner Summit die Anerkennung als Asanas Future of Work with AI Partner (APAC) einbrachte.

„Zu sagen, dass dies unser Business Stück für Stück verändert, ist eine Untertreibung“, sagte Charlie Masters, General Manager bei Taco. 

Automatisierung der Anfragenerfassung und Migrationsplanung

Einer der wirkungsvollsten Anwendungsfälle von Taco begann an einem allzu vertrauten Ort: im Posteingang eines Mitarbeiters.

Technische Kundenbetreuer erhalten regelmäßig komplexe Migrationsanfragen von Wiederverkäufern oder Kunden, z. B. die Umstellung von lokalen Druckmanagementsystemen auf Cloud-basierte Lösungen. Diese Anfragen enthalten eine Mischung aus Kundendetails und technischen Spezifikationen, gefolgt von einer einfachen Frage: Was machen wir als Nächstes?

Zuvor bedeutete die Beantwortung dieser E-Mails stundenlange manuelle Recherche und Dokumentation. Jetzt läuft dieser Prozess über AI Studio: mit klarer Aufnahme, KI-gestützter Recherche und einem wiederverwendbaren Framework zur Erstellung von implementierungsbereiten Plänen in Minuten statt Tagen.

„Wir haben einen Job als Analyst für technischen Support geschaffen, den [unser technischer Kundenbetreuer] früher selbst gemacht hat. Er brauchte dafür Tage – viele Besprechungen, viele Fragen und Antworten“, sagte Charlie. „Jetzt können wir diese Aufgabe vollständig AI Studio übertragen.“

Hier ist ein anonymisiertes Beispiel für diesen Workflow, das ein fiktives Unternehmen und Angestellte zeigt:

Schritt 1: Ein strukturiertes Formular für Arbeitsanfragen ersetzt E-Mails

Anstatt sich auf ad hoc E-Mail-Verläufe zu verlassen, um Migrationsanfragen zu starten, verwendet Taco ein standardisiertes Asana-Formular, das mit einem Aufnahmeprojekt verbunden ist, um Anfragedetails zu erfassen. Das Formular erfasst konsistente Felder wie:

• Name des Unternehmens und der anfragenden Person

• Kundenreferenznummer

• Anzahl und Arten von Multifunktionsgeräten (MFDs)

• Wichtige Funktionen der Druckumgebung (z. B. mobiles Drucken, integriertes Scannen)

• Bedingte Fragen, die sich an die Antworten anpassen

Dieser Ansatz stellt sicher, dass nichts übersehen wird und schafft einen sauberen Datenpfad, der es dem Team (und der KI) den Einstieg erleichtert.

Schritt 2: KI überprüft die Anfragen und erstellt Empfehlungen

Sobald das Formular eingereicht wurde, wird die Aufgabe automatisch an den Abschnitt „Recherche“ des Aufnahmeprojekts weitergeleitet, wo der AI Studio-Workflow von Taco die Arbeit übernimmt.

Hier fungiert die KI als technischer Forschungs- und Supportanalyst, der die Aufgabe hat, Risiken zu bewerten, wichtige Details aufzudecken und einen Migrationsplan auf der Grundlage etablierter Best Practices zu erstellen.

Dazu greift die KI auf eine Reihe interner Ressourcen zurück, die als Kontext im AI Studio-Backend bereitgestellt werden, darunter ein mehr als 25-seitiger Migrationsleitfaden, ein verknüpftes Implementierungsprojekt mit historischen Kundendaten und klare Anleitungen zu Ton, Struktur und Formatierung.

Die KI wertet die Formulareinreichung anhand dieses Kontexts aus, um festzustellen, ob sie über genügend Informationen verfügt, um fortzufahren. Wenn nicht, markiert es die Aufgabe und verschiebt sie in einen Abschnitt „Fehlgeschlagene Aufnahme“, wodurch das Team vor der Suche nach fehlenden Details bewahrt wird und sichergestellt wird, dass nur einsatzbereite Anfragen weitergeleitet werden.

Schritt 3: Ein detaillierter Migrationsplan wird automatisch generiert

Wenn die Anfrage die Rechercheprüfung besteht, generiert die KI automatisch eine neue Aufgabe mit einer vollständigen Migrationszusammenfassung. Die Ausgabe umfasst:

• Wichtige Kunden- und Händlerinformationen wie Kontaktdaten und Referenznummern

• Eine Liste potenzieller Hindernisse oder Komplexitäten, die sich auf das Projekt auswirken könnten

• Ein schrittweiser Migrationsplan mit empfohlenen Maßnahmen, Zeitschätzungen und technischen Überlegungen

Dabei handelt es sich nicht um allgemeine To-do-Listen, sondern um mehrwöchige Implementierungspläne, die von rechtlichen Überprüfungen und Infrastrukturprüfungen bis hin zu Pilotversuchen und der vollständigen Bereitstellung reichen. Jeder Plan ist auf die Anfrage zugeschnitten und basiert auf internem Fachwissen.

„Wir haben [unser Leitfaden-Dokument] in einen Teil unseres Workflows verwandelt“, sagte Charlie. „So kann dieses Fachwissen jetzt – in wenigen Minuten – in einen Plan umgesetzt werden. Und das ist für uns so wirkungsvoll.“

Schritt 4: Ein Mensch überprüft den Plan, bevor er fortgesetzt wird

Sobald der KI-generierte Migrationsplan abgeschlossen ist, wird er zur Überprüfung an ein technisches Teammitglied weitergeleitet. Anstatt Pläne von Grund auf neu zu erstellen, validieren sie die Details und genehmigen sie, bevor die Implementierung beginnt.

Es ist eine einfache Veränderung, die einen großen Unterschied macht: Sie sparen mindestens einen Tag pro Woche und behalten gleichzeitig die Qualität bei, die Kunden erwarten.

Hier geht es nicht darum, Fachwissen zu ersetzen, sondern darum, es zu skalieren. „Man kann nicht einfach KI die Arbeit überlassen“, sagt Charlie. „Darum geht es nicht. Der Punkt ist, dass es eine so große Zeitersparnis ist, dass es so gut in Ihren Workflow integriert ist, dass es für Sie konsistenter und einfacher wird, Ihre Überprüfung durchzuführen. Menschliches Fachwissen ist immer noch sehr wichtig.“

Mit AI Studio verwandelte Taco einen manuellen, zeitintensiven Workflow in ein wiederholbares System, das genaue, qualitativ hochwertige Migrationspläne mit viel weniger Aufwand liefert.

Zeit sparen mit einem KI-gestützten Assistenten für Führungskräfte

Taco hat nicht nur technische Workflows optimiert. Der CEO Jonathan Milne richtete mit AI Studio eine virtuelle Assistentin für Führungskräfte ein, um Aufgaben direkt aus seinem Posteingang zu sortieren und weiterzuleiten.

Das System wertet eingehende Aufgaben anhand einer detaillierten Reihe von Kriterien aus, die Jonathan definiert hat, und sendet sie dann automatisch an die richtige Stelle. Zum Beispiel:

• Rechnungsanfragen werden an das Buchhaltungsteam weitergeleitet

• Business Development Leads werden dem entsprechenden Mitglied des Führungsteams zugewiesen

• Partnerschaftsmöglichkeiten und Eskalationen werden kategorisiert und an die Stakeholder weitergeleitet

• Allgemeine Aufgaben werden nach Inhalt und Priorität zugewiesen

Durch die Automatisierung dieser Art der Posteingangs-Triage werden Aufgaben schnell und konsistent bearbeitet, ohne dass etwas übersehen wird.

„Sein Posteingang ist konstant“, sagte Charlie. „Es ist also sehr hilfreich, den Fokus wieder auf die eigentliche Arbeit zu lenken und Zeit zu sparen, indem man die Verwaltung der Inbox an eine virtuelle Assistentin für Führungskräfte übergibt.“ Die Auswirkungen sind nicht nur operativ, sondern auch persönlich.

„Er hat jetzt mehr Zeit für sein Mittagessen“, fügt Charlie hinzu. „Das klingt albern, aber wir sind von der Idee besessen, dass KI Ihnen Zeit zurückgibt, um eine Führungskraft zu sein und die strategischen Aufgaben zu erledigen. Es gibt Ihnen nur ein bisschen mehr Freiraum, um großartig zu sein. Und wenn das bedeutet, strategische Aufgaben zu erledigen, ist das wunderbar. Wenn großartig bedeutet, dass Sie regelmäßig zu Mittag essen können, ist das auch wunderbar.“

Auf den frühen Erfolgen aufbauen

Mit den ersten Erfolgen baut Taco nun die Präsenz von AI Studio im gesamten Business aus. Das Team arbeitet aktiv mit jeder Abteilung zusammen, um wirkungsvolle Möglichkeiten zu identifizieren, sei es durch die Schaffung neuer Triage-Systeme, den Aufbau interner Workflows zur Unterstützung unterschiedlicher Kundenbedürfnisse oder die Unterstützung von Teams bei der effektiveren Verwaltung der Bedürfnisse von Stakeholdern.

„Wir arbeiten aktiv mit allen Teams zusammen, um mehr Triage-Schritte und mehr Support-Schritte in allen unseren Workflows zu finden“, sagte Charlie.

Sie verfeinern auch weiterhin das, was sie bereits aufgebaut haben, und planen, die Workflows im Laufe der Zeit auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung weiterzuentwickeln. Zu den möglichen geplanten Aktualisierungen gehören das Hinzufügen von Prüfern zu unvollständigen Einreichungen und die nahtlosere Integration von KI-Plänen in die Prozesse der Vertriebspartner.

Während das Team von Taco AI Studio im gesamten Unternehmen weiter ausbaut, sieht es das Tool nicht als Ersatz für sein Wissen, sondern als eine Möglichkeit, die wirklich wichtige Arbeit zu verdoppeln, ohne den Aufwand zu verdoppeln.

„Sie müssen nicht mit Perfektion beginnen, um diese Einsparungen zu erzielen“, sagte Charlie. „Legen Sie einfach los. Verstehen Sie, dass es Ihren Job nicht ersetzt. Es hilft Ihnen, effizienter und konsistenter zu arbeiten.“