Как поставщик технических решений сократил ручную работу на несколько дней с помощью AI Studio

Taco Technologies помогает организациям всех форм и размеров, от школ и юридических фирм до библиотек и малого бизнеса, управлять системами, на которые они полагаются каждый день. 

Обладая опытом в области печати, документооборота и технологий для рабочего места, они на протяжении десятилетий являются надежным партнером для команд, стремящихся упростить рабочие процессы в различных инструментах. 

В последние годы Taco расширила свои предложения за пределы печати, сместив акцент на прямые продажи, помогая организациям внедрять такие инструменты для рабочего места, как Asana и Odoo, и поддерживая более широкий спектр операционных потребностей.

Но рост привел к сложностям. Больше продуктов и клиентов означало больше запросов и растущий объем работы, управляемой вручную с помощью общих документов и цепочек электронной почты. 

Чтобы решить эту проблему, Taco обратилась к AI Studio для автоматизации рутинных заданий и создания согласованных рабочих нагрузок. Каков же результат? Компания резко сократила время, затрачиваемое на административную работу, что позволило команде сосредоточиться на продвижении проектов без обычных узких мест. Эта инновация принесла им признание в качестве партнёра Asana в области будущего работы с ИИ (APAC) на Саммите партнёров.

«Сказать, что это постепенно преобразует наш Business, — значит ничего не сказать», — говорит Чарли Мастерс, генеральный директор Taco. 

Автоматизация приёма запросов и планирования миграции

Один из самых впечатляющих примеров использования Taco начался в слишком знакомом месте: в чьей-то почте.

Менеджеры по работе с клиентами регулярно получают сложные запросы на миграцию от реселлеров или клиентов, например, на переход от локальных систем управления печатью к облачным решениям. Эти запросы включают в себя сочетание данных о клиентах и технических спецификаций, за которыми следует простой вопрос: что нам делать дальше?

Раньше ответ на эти электронные письма означал часы ручного исследования и документирования. Теперь этот процесс выполняется с помощью AI Studio: с чётким приёмом, исследованиями на базе ИИ и многоразовым фреймворком для создания готовых к реализации планов за считанные минуты, а не дни.

«Мы создали должность аналитика технической поддержки, которую раньше выполнял наш технический менеджер по работе с клиентами. На это у него уходило несколько дней: множество встреч, множество вопросов и ответов», — говорит Чарли. Теперь мы можем полностью поручить эту работу AI Studio».

Ниже приводится анонимный пример этой рабочей нагрузки, демонстрирующий вымышленную организацию и работников.

Шаг 1. Структурированная форма для приёма заявок заменяет электронную почту

Вместо того чтобы полагаться на бессвязные цепочки электронных писем для запуска запросов на миграцию, Тако использует стандартизированную форму Asana, связанную с проектом приёма, для сбора сведений о запросах. В форме есть такие поля, как:

• Название компании и имя инициатора

• Идентификационный номер клиента

• Количество и типы многофункциональных устройств (МФУ)

• Ключевые функции среды печати (например, мобильная печать, интегрированное сканирование)

• Условные вопросы, которые адаптируются на основе ответов

Такой подход гарантирует, что ничего не будет упущено, и создает чистый след данных, облегчая команде (и ИИ) начало работы.

Шаг 2. ИИ рассматривает запросы и составляет рекомендации

После отправки формы задача автоматически направляется в раздел «Исследования» проекта приема, где её берёт на себя рабочая нагрузка AI Studio от Taco.

Здесь ИИ выступает в роли аналитика по техническим исследованиям и поддержке, которому поручено оценивать риски, выявлять ключевые детали и составлять план миграции на основе установленных передовых методов.

Для этого ИИ ссылается на набор внутренних ресурсов, предоставленных в качестве контекста в бэкэнде AI Studio, включая руководство по миграции на 25+ страниц, связанный проект внедрения с историческими данными клиентов и четкие рекомендации по тону, структуре и форматированию.

ИИ оценивает отправку формы в этом контексте, чтобы определить, достаточно ли у него информации для продолжения. Если нет, он помечает задание и перемещает его в раздел «Неудачная приёмка», избавляя команду от необходимости искать недостающие детали и гарантируя, что только готовые запросы будут переданы дальше.

Шаг 3. Автоматическое создание подробного плана миграции

Если запрос проходит проверку, ИИ автоматически создает новое задание с полным отчетом о миграции. Результат включает в себя:

• ключевая информация о клиентах и реселлерах, включая контактные данные и ссылочные номера;

• Список потенциальных препятствий или сложностей, которые могут повлиять на проект

• Пошаговый план миграции с рекомендуемыми действиями, оценками сроков и техническими аспектами

Это не просто списки «Нужно сделать», а планы внедрения на несколько недель, охватывающие всё: от юридических проверок и проверок инфраструктуры до пилотного тестирования и полного развертывания. Каждый план адаптирован к запросу и основан на внутреннем опыте.

«Мы превратили [наш руководящий документ] в часть нашей Рабочей нагрузки», — сказал Чарли. «Теперь этот опыт можно в считанные минуты превратить в план. И это очень мощный инструмент для нас».

Шаг 4. План проверяется человеком перед дальнейшей работой

После того как ИИ сгенерирует план миграции, он направляется на проверку одному из членов технической команды. Вместо того чтобы составлять планы с нуля, они проверяют детали и согласовывают их до начала реализации.

Это простое изменение даёт большой эффект: экономится как минимум один день в неделю, а качество, ожидаемое клиентами, сохраняется.

Речь не о замене опыта, а о его масштабировании. «Нельзя просто позволить ИИ делать вашу работу за вас, — говорит Чарли. — «Дело не в этом. Дело в том, что это такая большая экономия времени, она так хорошо интегрирована в вашу Рабочая нагрузка, что становится более последовательной и легкой для вас, чтобы сделать свой обзор. Человеческий опыт по-прежнему очень важен».

С помощью AI Studio Taco превратил ручную, трудоемкую рабочую нагрузку в повторяющуюся систему, которая обеспечивает точные и качественные планы миграции с гораздо меньшими затратами.

Экономия времени с помощью помощника руководителя на базе ИИ

Taco не ограничилась техническими рабочими нагрузками. Генеральный директор компании Джонатан Милн создал виртуального помощника руководителя, используя AI Studio для сортировки и маршрутизации заданий прямо из своего почтового ящика.

Система оценивает входящие задания на основе подробного набора критериев, определённых Джонатаном, а затем автоматически отправляет их в нужное место. Например:

• Запросы на выставление счетов направляются в команду по работе с клиентами.

• лиды по развитию бизнеса назначаются соответствующему члену команды руководства;

• возможности партнерства и эскалации классифицируются и направляются заинтересованным сторонам;

• Общие задания назначаются в зависимости от содержания и приоритета.

Автоматизация сортировки входящих сообщений позволяет быстро и последовательно выполнять задания, ничего не упуская из виду.

«Его почтовый ящик работает постоянно, ��� говорит Чарли. — «Поэтому передача сортировки почты виртуальному помощнику позволяет ему сконцентрироваться на важных задачах и сэкономить время». Влияние не только операционное, но и личное.

«Он чаще обедает, — добавляет Чарли. — «Звучит глупо, но мы увлечены идеей, что ИИ вернёт вам время, чтобы быть лидером, выполнять стратегические задания. Это просто дает вам немного больше свободы, чтобы быть великим. И если это означает выполнение стратегических заданий, это замечательно. Но если это означает, что вы можете регулярно обедать, это тоже замечательно».

Развитие раннего успеха

После первых успехов Taco расширяет присутствие AI Studio в масштабах всего предприятия. Команда активно сотрудничает со всеми отделами, чтобы выявить наиболее перспективные возможности, будь то создание новых систем сортировки, построение внутренних рабочих нагрузок для удовлетворения различных потребностей клиентов или помощь командам в более эффективном управлении потребностями заинтересованных сторон.

«Мы активно работаем со всеми командами, чтобы найти больше этапов сортировки и поддержки во всех наших рабочих нагрузках», — сказал Чарли.

Они также продолжают совершенствовать то, что уже создали, планируя со временем развивать рабочие нагрузки на основе реального использования. Потенциальные запланированные обновления включают добавление рецензентов к неполным заявкам и более плавную интеграцию планов ИИ в процессы реселлеров.

Продолжая внедрять AI Studio в своей организации, команда Taco рассматривает этот инструмент не как замену своим знаниям, а как способ удвоить важную работу, не удваивая усилий.

«Не нужно начинать с совершенства, чтобы получить экономию, — говорит Чарли. — «Просто начните. Поймите, что это не заменяет вашу работу. Это помогает вам делать это более эффективно и последовательно».