Маркетинговый отдел Gannett расширяет базу подписчиков с помощью Asana

Важные события

Задача

• Когда компания Gannett перевела производство кампаний из внешнего агентства на внутренние ресурсы, маркетинговая команда могла первоначально обрабатывать от 50 до 70 кампаний в месяц на 200 рынках.

• Их целью было найти способы повышения эффективности работы, чтобы увеличить количество кампаний с использованием тех же ресурсов.  Поскольку информация была разбросана по разным приложениям, было сложно устанавливать сроки, отслеживать ход кампании от начала до конца и оценивать, как используются ресурсы.

Решение

• Отдел маркетинговых операций перенёс работу над кампаниями в Asana. 

• Вместо использования сочетания электронных писем и программных платформ Asana предоставила им центральное место для совместной работы, где они могли видеть все проекты в процессе.

Результат

• Увеличение количества кампаний до 120–150 в месяц за счёт повышения операционной эффективности — в 2,4 раза больше первоначальной емкости в 50–70 кампаний в месяц.

• Экономия 389 рабочих дней (1,5 года полной занятости) за счёт централизации коммуникаций и автоматизации действий в Asana.

• Использование отчётности Asana для количественной оценки производительности команды и индивидуальной загрузки, чтобы определить возможности автоматизации и стратегически инвестировать ресурсы.

Наличие единой централизованной экосистемы, объединяющей всех исполнителей и заинтересованных сторон, действительно ускорило наше понимание выполняемой работы и скорость, с которой мы её выполняем. ”

Плавное масштабирование рабочей нагрузки кампаний

В настоящее время маркетинговая команда Gannett управляет 120–150 кампаниями в месяц. Управляя выполнением кампаний в Asana, команда работает быстрее благодаря стандартизированным передовым методам, оптимизированной рабочей нагрузке и быстрому доступу к важным данным кампании.

Оптимизация и проведение кампаний в больших масштабах

Сегодня Asana — официальная платформа, которую маркетинговая команда Gannett использует для сквозного управления кампаниями. Это создает единый источник достоверной информации для всей работы над кампанией, что помогает команде оптимизировать рабочую нагрузку и двигаться быстрее вместе.  

Чёткие процессы помогают выполнять работу по графику

• Маркетинговая команда стандартизировала передовые методы, создав шаблоны для своих наиболее часто проводимых кампаний. Это дает им предварительно проверенные рабочие нагрузки, которые они могут запустить одним щелчком мыши. 

• В проектах Asana отображаются зависимости, поэтому последовательность действий всегда понятна. Когда команда хочет изменить шаблон или создать новый, она использует конструктор рабочей нагрузки, чтобы визуализировать, как проект будет проходить этапы.

Автоматизация помогает маркетологам двигаться быстрее

• Команда использует формы для ускорения управления запросами.

• Команда также использует правила для автоматизации таких действий, как сортировка запросов, назначение дат сдачи и назначение заданий.

Улучшенная прозрачность согласовывает действия заинтересованных сторон кампании

• Заинтересованные стороны добавляются в проект Asana в качестве сотрудников, что даёт им возможность видеть планы кампании, статус и обсуждения. Эта прозрачность укрепила партнёрские отношения между отделом маркетинговых операций и остальной частью организации.

• Чтобы хранить информацию о кампании в одном месте, команда маркетинговых операций прикрепляет документы к заданиям, а не отправляет их по электронной почте. Они также используют интеграцию Asana для Outlook, чтобы прикреплять электронные письма к заданию в качестве комментария, чтобы беседы не терялись.

Команда отслеживает дополнительные метаданные о кампаниях с помощью нестандартных полей, например, чтобы указать, какая подгруппа отвечает за определённые задания.

Независимо от того, длится ли кампания 3 или 30 дней, отслеживание множества различных типов проектов в одной единой экосистеме чрезвычайно полезно для нас.”

Выявление препятствий и поддержание работы кампании в нужном русле

Теперь централизованная информация помогает команде маркетинговых операций отслеживать результаты, отчитываться о своей работе и находить возможности для повышения продуктивности. Имея все данные в Asana, команда получила представление о том, как они работают и где они могут улучшить свою работу, что позволило им внести изменения, которые более чем удвоили их производительность.

Эффективная отчётность помогает команде быстро адаптироваться

• Руководители и участники команды могут видеть общую картину работы с портфелями Asana, которые группируют кампании по типу, например по каналу. В рамках портфелей маркетологи оценивают и сообщают о статусе кампании на ежемесячной и ежеквартальной основе.

• Чтобы понять объём запросов на кампании, маркетинговая команда использует панели задач с отчётами и проект «запросы на кампании», который показывает количество и тип запросов, полученных от деловых партнёров.

• Команда может запускать определённые отчёты по всем кампаниям, используя данные нестандартных полей. 

Аналитика загрузки команды улучшает управление ресурсами

• Функция управления загрузкой в Asana позволяет руководителям видеть ёмкость команды и загрузку отдельных коллег по команде в реальном времени.

• Это означает, что руководство может измерять индивидуальную загрузку, видеть, где командам не хватает ресурсов, и замечать, где проекты застревают, а затем принимать взвешенные решения о том, куда инвестировать в рост или автоматизировать процесс.

Возможность демократизировать информацию в Asana, а не хранить её в изолированных разделах, позволила нам обсудить, почему мы работаем именно так, а не иначе, и сыграла решающую роль в нашем росте.”

Увеличение охвата, увеличение количества подключений

По мере того как Gannett расширяет свою цифровую базу подписчиков и оптимизирует свой печатный бизнес, команда маркетинговых операций будет продолжать проводить кампании в Asana, чтобы приблизить их к своим квартальным и годовым целям по подписчикам. 

То, что было создано в Asana вчера, не является постоянным, поэтому маркетинг может продолжать повторять процессы и находить новые эффективные способы общения с подписчиками. Охват Gannett уже не имеет себе равных. Перенос кампаний в Asana позволяет отделу маркетинговых операций обеспечивать постоянный успех миссии Gannett по укреплению сообществ на местном и национальном уровнях.