Projectroutekaart: hoe maak je er eentje, met voorbeelden en tips
Hoe doe je dat? Je kunt beginnen met het maken van een projectcharter of business case om goedkeuring te krijgen voor je project. Zodra je dat hebt gekregen, kun je een projectplan maken om voor de belangrijkste blauwdrukken voor je werk te zorgen. Daarna kun je een kickoff- en brainstormsessie plannen met alle belangrijke belanghebbenden. Afhankelijk van het project kun je eventueel zelfs een creatieve briefing schetsen. Al deze strategieën kunnen essentiële elementen voor een projectlancering zijn, maar een projectroutekaart is de beste manier om je projectschema te visualiseren en af te stemmen op de bedrijfsdoelen.
Wat is een projectroutekaart?
Een projectroutekaart is een algemeen overzicht van de deliverables, belangrijkste mijlpalen en algemene projectdoelen. Wanneer je aan een project begint, zou je als eerste een projectroutekaart moeten maken. Met je projectroutekaart als startpunt kun je andere belangrijke projectplanningsdocumenten maken, zoals een projectplan en een projectschema.
Als je nog nooit een projectroutekaart hebt gemaakt, kan het een beetje verwarrend zijn om de routekaart te onderscheiden van andere projectplanningselementen. Hier zie je hoe ze verschillen:
Projectroutekaart versus projectplan
Je projectroutekaart en je projectplan hebben veel overeenkomsten. Je moet ze beide aan het begin van een project maken en het zijn beide levende documenten in plaats van statische, in steen gebeitelde decreten. Maar in tegenstelling tot je projectplan moet je projectroutekaart zich uitsluitend focussen op een overzicht op hoog niveau. Zorg er tijdens het maken van je projectroutekaart voor dat je niet vastloopt in teveel details, want dit zou de focus van document verminderen. De routekaart biedt een vogelperspectief, geen stapsgewijze instructies.
Voor het maken van een goed projectplan wil je dieper ingaan op sommige van de details. Het omvat bijvoorbeeld de tijdlijn van het project, het budget, de rol van iedere individuele belanghebbende en eventuele metriek waarmee je het succes van je project kunt meten.
Projectroutekaart versus productroutekaart
Een productroutekaart is de visie van je productteam voor de functies die je binnen een bepaalde tijdsperiode gaat lanceren. Je productroutekaart is de enige bron van waarheid voor deze lanceringen voor je team. Deze routekaart omvat meestal genuanceerde details zoals de prioriteit of reikwijdte van de lancering, alle technische of productbelanghebbenden die er bij betrokken zijn, en de marketingstuklijst - om er maar een paar te noemen.
Ondanks dat de namen op elkaar lijken, is een projectroutekaart iets totaal anders. Elk project, niet alleen een project voor het lanceren van een product, kan en moet een projectroutekaart hebben. Het is bijvoorbeeld aan te raden een projectroutekaart te maken voor een virtueel evenement dat je team plant, of voor een aankomend project dat je IT-team aan het uitrollen is. In beide gevallen biedt je routekaart het overzicht voor je projectdoelen en hoe je deze gaat bereiken.
Projectroutekaart versus Gantt-grafiek
Een Gantt-grafiek is een visuele weergave van een project. De grafiek ziet eruit als een tijdlijn en gebruikt een horizontale balk om taken en deliverables weer te geven. Teams kiezen er vaak voor hun projectroutekaarten in de vorm van Gant-grafieken in tijdlijnweergave te bouwen en gebruiken dan het horizontale staafdiagram-element binnen de Gantt-grafiek om initiatieven op hoog niveau weer te geven in de tijd.
Gantt-grafieken bieden echter ook buiten projectroutekaarten veel functionaliteit. Met Gantt-grafieken kun je eenvoudig de relaties en afhankelijkheden tussen taken visualiseren. Ze bieden ook in een oogopslag inzicht in hoe de delen van je project in elkaar grijpen en of er belangrijke mijlpalen voor de deur staan.
Als je van plan bent om je projectroutekaart als een Gantt-grafiek te bouwen moet je ervoor zorgen dat je een tool kiest die verschillende manieren biedt om werk weer te geven en je de mogelijkheid geeft tussen weergaven te switchen - niet alleen als tijdlijn, maar ook als Kanban-bord, takenlijst en agenda. Op deze manier kun je niet alleen een effectieve projectroutekaart maken, maar hebben ook je belanghebbenden de mogelijkheid het werk in de weergave te zien die voor hen het best werkt.
Waarom heb je een projectroutekaart nodig?
Als je nog nooit eerder een projectroutekaart hebt gemaakt, dan vraag je je misschien af of het echt nodig is. En hoewel niet elk project een projectroutekaart nodig heeft (hierover later meer), is een projectroutekaart wel de beste manier om doelen met je belanghebbenden te communiceren wanneer je project tijdgebonden is. Er zijn drie belangrijke voordelen verbonden aan het maken van een projectroutekaart voorafgaande aan de kickoff-vergadering.
1. Het uiteenzetten van je projectdoelstellingen
Het belangrijkste doel van een projectroutekaart is het vastleggen van de doelstellingen van je project voordat je een kickoff-vergadering plant en voordat je je projectplan opstelt. Je routekaart zou je een idee moeten geven van waar je bent en waar je uiteindelijk wilt geraken. Ondanks het feit dat het niet veel details zal bevatten over hoe je er komt, helpt het in een vroege fase duidelijkheid te hebben over de projectdoelstellingen en om je doelen te bereiken.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je een projectroutekaart maakt voor je contentagenda voor sociale media. Je weet waar je bent - dat is het aantal volgers dat je momenteel hebt, de betrokkenheid die je van je publiek krijgt - en je projectroutekaart helpt je te definiëren waar je wilt zijn en wanneer. Misschien wil je het aantal volgers op Instagram in de komende zes maanden verdubbelen. Of misschien wil je je betrokkenheid in het komende jaar verdubbelen. Wat je plan ook is, je projectroutekaart kan jou en je belanghebbenden helpen het grote geheel te zien.
2. Verwerf steun voor de deliverables van je project
Als onderdeel van het maken van je projectroutekaart stel je vast welke deliverables belangrijk zijn voor dit project. Het vaststellen van deze deliverables voordat je begint aan de kickoff-vergadering kan je helpen er achter te komen wie je voor je vergadering moet uitnodigen, je belanghebbenden een beter overzicht van het project te kunnen bieden en, uiteindelijk, steun te verwerven.
Stel dat je een projectroutekaart maakt voor een project voor het bijhouden van klantfeedback. Je routekaart biedt het overzicht, legt uit hoe het proces voor het bijhouden van klantfeedback op dit moment werkt, en hoe je project dit tijdens het volgen van de routekaart zal verbeteren. Je projectroutekaart helpt je echter ook duidelijk te maken welke deliverables je project aan het eind van het project zou moeten opleveren. Misschien werk je aan het maken van een sorteerbaar en doorzoekbaar gegevensbestand van alle klantfeedback. Of misschien wil je op z'n minst 100 keer feedback van klanten hebben gekregen aan het eind van het boekjaar. Het beschikken over deze duidelijk gedefinieerde deliverables is van essentieel belang.
3. Beheer de verwachtingen van belanghebbenden vanaf het begin
Overzicht: check. Deliverables: check. Als laatste maak je je projectroutekaart om belangrijke informatie te delen met je belanghebbenden en hun inzet te verwerven voor je deliverables, mijlpalen en projectschema. Wanneer je al deze informatie bij de hand hebt tijdens je kickoff-vergadering, kun je de belanghebbenden van je project een algemeen overzicht geven van je projectbereik en het tijdsbestek.
Stel je voor dat je een projectroutekaart maakt voor een nieuwe marketingcampagne. Tijdens de kickoff-vergadering kunnen cross-functionele belanghebbenden hun eigen ideeën hebben over de richting van het project en de deliverables die ze verwachten. Maar, in plaats van tijdens de kickoff-vergadering een brainstormsessie te beginnen, biedt je nu een duidelijk plan met de belangrijkste mijlpalen en projectdoelen. Op deze manier beheer je de verwachtingen van de belanghebbenden gelijk vanaf het begin en zorg je ervoor dat je project zo succesvol mogelijk zal zijn.
Een projectroutekaart maken in 5 stappen
Om een goede projectroutekaart te kunnen maken, heb je een manier nodig om je projecttijdlijn, deliverables en schema weer te geven. Deze elementen vormen samen je projectroutekaart: een algemeen overzicht dat schetst wat er gebeurt, wanneer het gebeurt, en bij welke initiatieven de medewerkers en belanghebbenden van je project betrokken zullen zijn.
Hier is een diepgaande blik op hoe je een projectroutekaart kunt maken:
Stap 1: Schets het projectschema
Het is belangrijk om te beginnen met je projectschema, omdat dit de basis legt voor de hele routekaart. Begin met het vaststellen van de begin- en einddatum van je project. Deze stap omvat het uitzetten van de belangrijkste projectfasen en ervoor zorgen dat je een realistische tijdlijn hebt voor al je projectmijlpalen en deliverables.
Overweeg om een Gantt-grafiek of een soortgelijke routekaarttool te gebruiken om deze tijdlijn duidelijk weer te geven. Deze visuele voorstelling helpt bij het identificeren van mogelijke planningsconflicten en zorgt ervoor dat elk teamlid de tijdlijn van het project begrijpt.
Stap 2: bepaal deliverables en mijlpalen
Het is essentieel om de deliverables van je project te identificeren.
Deliverables zijn concrete resultaten of producten die tijdens het project worden opgeleverd.
Mijlpalen daarentegen zijn belangrijke controlepunten of gebeurtenissen binnen de levenscyclus van het project.
Deze stap vraagt om een overzicht van alle verwachte deliverables en het vaststellen van belangrijke mijlpalen, inclusief eventuele deadlines. Om te zorgen dat het hele projectteam én de belanghebbenden op één lijn zitten, is het belangrijk om zo duidelijk mogelijk te zijn.
Stap 3: taakafhankelijkheden koppelen
Taakafhankelijkheden zijn taken die het team moet voltooien vooraleer een andere taak gestart kan worden. In deze fase breng je die afhankelijkheden tussen taken in kaart.
Om het werk logisch te plannen en ervoor te zorgen dat afhankelijkheden kloppen, is het belangrijk om deze afhankelijkheden goed te begrijpen. Door dit goed te doen, voorkom je knelpunten en werk je efficiënt toe naar een logisch geplande projectplanning.
Stap 4: verduidelijk alle potentiële risico's
Door al in de planningsfase risico’s en blokkades te signaleren, vergroot je de kans op een succesvolle afronding van het project. In deze stap breng je factoren in kaart die het project kunnen vertragen of in gevaar kunnen brengen, en maak je plannen om daarop in te spelen.
Het draait om proactief handelen in plaats van pas reageren als er iets misgaat. Plan eventueel een risk assessmentsessie met het projectteam om samen mogelijke risico’s en maatregelen te bespreken.
Stap 5: betrek de belanghebbenden van het project
Het delen van je projectroutekaart met belangrijke belanghebbenden is de laatste stap om hun betrokkenheid en ondersteuning te krijgen. Dit houdt in dat je de routekaart presenteert aan belanghebbenden en de belangrijkste onderdelen toelicht, zoals het projectschema, deliverables, mijlpalen, afhankelijkheden en risico’s.
Het is een kans om feedback te verzamelen, waar nodig bij te sturen en te zorgen dat iedereen het projectdoelstelling en de visie goed begrijpt. Door belanghebbenden vanaf het begin en regelmatig te betrekken, stem je verwachtingen op elkaar af en krijg je de juiste ondersteuning en middelen.
De beste manier om je projectroutekaart te maken en te delen is via een werkmanagementtool zoals Asana. Met Asana hebben je belanghebbenden één central source of truth en een totaaloverzicht van het hele project – niet alleen van de routekaart. Door een central source of truth te delen, geef je je team de beste basis om taken te plannen, beheren en uitvoeren.
Voorbeelden van projectroutekaarten
Een projectroutekaart kun je op verschillende manieren opzetten. Kies de indeling die jouw werk het duidelijkst weergeeft. Hier zijn twee voorbeelden om je op weg te helpen.
Voorbeeld van een projectroutekaart voor een virtueel event
Voorbeeld van een projectroutekaart voor een IT-team
Deze projectroutekaart bevat meerdere “swimlanes”. De IT-afdeling plant in dit geval drie grote initiatieven voor Q4, elk met een eigen overzicht en doelstellingen. Omdat IT-teamleden aan alle drie de initiatieven meewerken, is het handig om de hele routekaart op één centrale plek te kunnen bekijken. Zo beschikt het volledige IT-team over central source of truth voor alle drie hun aankomende initiatieven.
Tips om een effectieve projectroutekaart te implementeren
Een projectroutekaart maken voelt soms als varen op onbekende wateren, vooral als de efficiëntie en productiviteit van het team op het spel staan. Een veelvoorkomende valkuil bij het opstellen van projectroutekaarten is dat ze te ingewikkeld worden of losraken van de praktische realiteit en doelen van het project. Door dit gebrek aan afstemming ontstaan misverstanden, vertragingen en teleurstellingen.
Om de kloof tussen planning en uitvoering te overbruggen, vind je hier uitvoerbare tips om je routekaart af te stemmen op de teamdoelstellingen.
De doelstellingen van je project begrijpen
Het is essentieel om een duidelijk idee te hebben van je projectdoelen voordat je aan het proces voor het maken van de routekaart begint. Dit inzicht helpt om je routekaart als handleiding te gebruiken om elke taak en mijlpaal aan te laten sluiten bij strategische doelen.
Voorbeeld: stel je een softwareteam voor dat werkt aan een nieuwe applicatie. Bij een Agile-aanpak geeft de projectroutekaart de belangrijkste mijlpalen weer, zoals het voltooien van de ontwerpfase, de bètatest en de officiële lancering. Daarnaast moet de routekaart elke mijlpaal koppelen aan het doel: een gebruiksvriendelijke en functionele applicatie opleveren binnen de afgesproken tijdlijn. Dit gedetailleerde overzicht maakt het makkelijker om het project gedurende de hele looptijd goed aan te sturen.
Betrek teamleden en belangrijke belanghebbenden bij het plannen.
Door je projectteam te betrekken bij het maken van de routekaart, zorg je dat die haalbaar en realistisch blijft. Met deze collaboratieve aanpak krijg je iedereen mee en maak je gebruik van de inzichten en expertise binnen het team en van belangrijke belanghebbenden.
Voorbeeld: stel je een marketingteam voor dat een productlancering aan het plannen is. Door teamleden van de afdelingen design, content en social media bij het opstellen van de routekaart te betrekken, zorgt de projectmanager voor een strategie die de sterktes en tijdlijn van elke afdeling weerspiegelt.
Prioriteren van flexibiliteit
Een gedetailleerde routekaart is belangrijk, maar flexibiliteit is onmisbaar om met onverwachte wendingen of obstakels om te kunnen gaan. Om te voorkomen dat onverwachte veranderingen je project ontsporen, moet je routekaart voldoende ruimte bieden voor aanpassingen. Dit betekent dat je de taakbacklog actief beheert door regelmatig taken te herzien en te prioriteren, én waar nodig de geplande scope, tijdlijn en kosten van de baseline van het project bijstelt om bij te kunnen sturen als er updates nodig zijn.
Voorbeeld: stel dat een bouwproject te maken krijgt met onverwachte problemen in de toeleveringsketen. Een flexibele routekaart bevat buffermomenten en alternatieve routes om het project ondanks tegenslagen op schema door te laten gaan. Een goede toewijzing van middelen en effectief workflowbeheer zorgen ervoor dat in elke projectfase de juiste mensen, tools en budget beschikbaar zijn om knelpunten te voorkomen en het project succesvol te voltooien.
Herzie en werk de routekaart regelmatig bij
Een projectroutekaart is geen eenmalig document dat je vervolgens vergeet; het vraagt om regelmatige evaluaties en updates om de actuele status van het project en eventuele veranderingen in doelen of externe factoren weer te geven.
Voorbeeld: stel een langetermijnrevisie van de IT-infrastructuur. Naarmate het project vordert, kunnen er nieuwe technologieën of betere oplossingen opduiken. Door de routekaart regelmatig te evalueren, kan de projectmanager deze vernieuwingen integreren en zorgen dat het project up-to-date en zo efficiënt mogelijk blijft.
Gebruik software voor projectmanagement
Projectmanagementsoftware kan het maken en bijhouden van een projectroutekaart aanzienlijk vereenvoudigen. Deze platforms bieden één centrale plek om voortgang te volgen, taken te beheren en de communicatie tussen teamleden en belanghebbenden te stroomlijnen.
Voorbeeld: een Agile-projectteam dat werkt aan een grootschalige digitale transformatie kan projectmanagementsoftware gebruiken om hun routekaart te koppelen aan tijdregistratie-, resourcebeheer- en communicatietools. Deze integraties met een routekaarttool geven een volledig beeld van de projectvoortgang, zodat leidinggevenden knelpunten vroegtijdig kunnen signaleren en in realtime kunnen bijsturen.
Heeft elk project een routekaart nodig?
Niet elk project heeft een projectroutekaart nodig. Als je project klein van opzet is, bijvoorbeeld een blogkalender voor de komende maand of een bugfix-actie met lage prioriteit, dan is een volledige routekaart mogelijk te veel van het goede. Ook dan is het waardevol om regelmatig af te stemmen met belanghebbenden en je projectinformatie op een central source of truth te bewaren. Maar dwing jezelf niet om een projectroutekaart te maken als dat niet nodig is.
Een projectroutekaart maken voor je team
Met een effectieve projectroutekaart laat je je team zien waar je naartoe werkt, hoe je er komt en wie er allemaal meegaat. Je projectroutekaart vormt het startpunt van de rest van je planning, en een sterke routekaart is dé basis voor een succesvol project.
Ben je klaar om je eerste projectroutekaart te bouwen? Probeer Asana, dé toonaangevende tool voor werkmanagement en perfect voor jouw team.
