Hoe een leverancier van technische oplossingen dagen van handmatig werk verminderde met AI Studio

Taco Technologies is toegewijd aan het helpen van organisaties in alle soorten en maten, van scholen en advocatenkantoren tot bibliotheken en kleine bedrijven, bij het beheren van de systemen waarop ze elke dag vertrouwen. 

Met expertise in print enablement, document workflows en werkplaats technologie zijn ze al decennia lang een go-to partner voor teams die de workflow tussen tools willen vereenvoudigen. 

In de afgelopen jaren breidde Taco zijn aanbod uit tot meer dan drukwerk, waarbij de focus werd verlegd naar directe verkoop, organisaties werden geholpen bij het implementeren van werkplaats-tools zoals Asana en Odoo, en een breder scala aan operationele behoeften werd ondersteund.

Maar groei bracht complexiteit met zich mee. Meer producten en klanten betekenden meer aanvragen en een groeiend volume aan werk dat handmatig werd beheerd via gedeelde documenten en e-mailketens. 

Om te helpen, wendde Taco zich tot AI Studio om routinetaken te automatiseren en consistente workflows te creëren. Het resultaat? Ze verminderden de tijd die aan administratief werk werd besteed drastisch, waardoor het team zich kon concentreren op het vooruit helpen van projecten zonder de gebruikelijke knelpunten - innovatie die hen erkenning opleverde als Asana's Future of Work with AI Partner (APAC) op de Partner Summit.

"Om te zeggen dat dit ons bedrijf beetje bij beetje transformeert, is een understatement", aldus Charlie Masters, General Manager bij Taco. 

Intake van aanvragen en migratieplanning automatiseren

Een van de meest impactvolle use cases van Taco begon op een al te bekende plek: iemands inbox.

Technische accountmanagers ontvangen regelmatig complexe migratieverzoeken van wederverkopers of klanten, zoals het overschakelen van on-premise printbeheersystemen naar cloudgebaseerde oplossingen. Deze verzoeken bevatten een mix van klantdetails en technische specificaties, gevolgd door een eenvoudige vraag: wat doen we nu?

Voorheen betekende het beantwoorden van die e-mails uren handmatig onderzoek en documentatie. Nu loopt dat proces via AI Studio: met duidelijke intake, AI-aangedreven onderzoek en een herbruikbaar raamwerk voor het genereren van implementatieklare plannen in minuten in plaats van dagen.

"We hebben een technische ondersteuningsanalistbaan gecreëerd die [onze technische accountmanager] vroeger zelf deed. Het zou hem dagen kosten om dit te doen - veel vergaderingen, veel heen en weer met vragen," zei Charlie. "Nu kunnen we deze klus volledig aan AI Studio geven."

Hier is een geanonimiseerd voorbeeld van die workflow met een fictieve organisatie en werknemers:

Stap 1: Een gestructureerd intakeformulier vervangt e-mail

In plaats van te vertrouwen op ad-hoc e-mailconversaties om migratieverzoeken te starten, gebruikt Taco een gestandaardiseerd Asana-formulier, gekoppeld aan een intakeproject, om aanvraagdetails te verzamelen. De formulieren leggen consistente velden vast zoals:

• Bedrijfsnaam en naam van de aanvrager

• Klantreferentienummer

• Aantal en soorten multifunctionele apparaten (MFA's)

• Belangrijkste functies van de afdrukomgeving (bijv. mobiel afdrukken, geïntegreerd scannen)

• Voorwaardelijke vragen die zich aanpassen op basis van antwoorden

Deze aanpak zorgt ervoor dat er niets wordt gemist en creëert een schoon gegevensspoor, waardoor het voor het team (en de AI) gemakkelijker wordt om aan de slag te gaan.

Stap 2: AI beoordeelt de aanvragen en stelt aanbevelingen op

Zodra het formulier is ingediend, wordt de taak automatisch doorgestuurd naar de sectie 'Onderzoek' van het intakeproject, waar de AI Studio-workflow van Taco het overneemt.

Hier fungeert de AI als een technisch onderzoeks- en ondersteuningsanalist, belast met het beoordelen van risico's, het naar voren brengen van belangrijke details en het opstellen van een migratieplan op basis van gevestigde beste praktijken.

Om dit te doen, verwijst de AI naar een reeks interne bronnen die als context in de AI Studio-backend worden verstrekt, waaronder een migratiegids van meer dan 25 pagina's, een gekoppeld implementatieproject met historische klantgegevens en duidelijke richtlijnen over toon, structuur en opmaak.

AI evalueert de formulierinzending in deze context om te bepalen of deze voldoende informatie heeft om door te gaan. Zo niet, dan markeert het de taak en verplaatst het deze naar een sectie 'Mislukte intake', waardoor het team geen ontbrekende details hoeft op te sporen en ervoor wordt gezorgd dat alleen kant-en-klare aanvragen verder gaan.

Stap 3: Een gedetailleerd migratieplan wordt automatisch gegenereerd

Als het verzoek de onderzoekscontrole doorstaat, genereert de AI automatisch een nieuwe taak met een volledige migratieoverzicht. De output omvat:

• Belangrijke klant- en wederverkoperinformatie, zoals contactgegevens en referentienummers

• Een lijst met mogelijke blokkades of complexiteiten die van invloed kunnen zijn op het project

• Een stapsgewijs migratieplan, voltooid met aanbevolen acties, tijdschattingen en technische overwegingen

Dit zijn geen algemene takenlijsten; het zijn implementatieplannen van meerdere weken, die alles omvatten, van juridische beoordelingen en infrastructuurcontroles tot pilottests en volledige implementatie. Elk plan is afgestemd op het verzoek en gebaseerd op interne expertise.

"Wat we hebben gedaan, is [ons begeleidingsdocument] onderdeel maken van onze workflow", zegt Charlie. "Zodat die expertise nu in enkele minuten in een plan kan worden omgezet. En dat is zo krachtig voor ons."

Stap 4: Een mens beoordeelt het plan voordat hij verder gaat

Zodra het AI-gegenereerde migratieplan voltooid is, wordt het ter beoordeling naar een technisch teamlid gestuurd. In plaats van helemaal opnieuw plannen op te stellen, valideren ze de details en ondertekenen ze voordat de implementatie begint.

Het is een eenvoudige verschuiving die een groot verschil maakt: minstens een dag per week besparen met behoud van de kwaliteit die klanten verwachten.

Het gaat er hier niet om expertise te vervangen, maar om deze te schalen. "Je kunt AI niet zomaar je werk voor je laten doen," zei Charlie. "Dat is niet het punt. Het punt is dat het zo'n grote tijdsbesparing is, het is zo goed geïntegreerd in je workflow, dat het consistenter en gemakkelijker voor je wordt om je beoordeling te doen. Menselijke expertise is nog steeds heel belangrijk."

Met AI Studio transformeerde Taco een handmatige, tijdintensieve workflow in een herhaalbaar systeem dat nauwkeurige, hoogwaardige migratieplannen levert met veel minder inspanning.

Tijd teruggeven met een AI-aangedreven directie-assistent

Taco stopte niet bij technische workflows. Hun CEO, Jonathan Milne, zette een virtuele directie-assistent op met behulp van AI Studio om taken rechtstreeks vanuit zijn inbox te triëren en te routeren.

Het systeem evalueert inkomende taken op basis van een gedetailleerde reeks criteria die Jonathan heeft gedefinieerd en stuurt ze vervolgens automatisch naar de juiste plek. Bijvoorbeeld:

• Factureringsverzoeken worden doorgestuurd naar het Accounts Team

• Leads voor bedrijfsontwikkeling worden toegewezen aan het juiste lid van het leiderschapsteam

• Partnerschapsmogelijkheden en escalaties worden gecategoriseerd en naar belanghebbenden gestuurd

• Algemene taken worden toegewezen op basis van hun inhoud en prioriteit

Door dit soort inbox-triage te automatiseren, bewegen taken snel, consistent en zonder dat er iets door de mazen van het net glipt.

"Zijn inbox is constant," zei Charlie. "Dus om weer focus te krijgen en tijd terug te krijgen door het triage van zijn inbox uit te besteden aan een virtuele directie-assistent is zo krachtig." De impact is niet alleen operationeel, het is persoonlijk.

"Hij luncht meer", voegde Charlie eraan toe. "Dat klinkt misschien gek, maar we raken verstrikt in het verhaal dat AI je tijd terug zal geven om een leider te zijn, om de strategische taken uit te voeren. Het geeft je gewoon een beetje meer ademruimte om geweldig te zijn. En als geweldig betekent het doen van strategische taken, dan is dat geweldig. Als geweldig betekent dat je consequent kunt lunchen, is dat ook geweldig."

Voortbouwen op vroeg succes

Met vroege overwinningen op zijn plaats, breidt Taco nu de voetafdruk van AI Studio uit in het hele bedrijf. Het team werkt actief samen met elke afdeling om kansen met een grote impact te identificeren, of het nu gaat om het creëren van nieuwe triagesystemen, het bouwen van interne workflows om verschillende klantbehoeften te ondersteunen of het helpen van teams om de behoeften van belanghebbenden effectiever te beheren.

"We werken actief samen met alle teams om meer triagestappen en meer ondersteunende stappen in al onze workflows te vinden", zegt Charlie.

Ze blijven ook verfijnen wat ze al hebben gebouwd en zijn van plan om workflows in de loop van de tijd te ontwikkelen op basis van echt gebruik. Mogelijke geplande updates zijn het toevoegen van beoordelaars aan onvolledige inzendingen en het naadlozer integreren van AI-plannen in resellerprocessen.

Terwijl ze AI Studio in de hele organisatie blijven uitbreiden, ziet het team van Taco de tool niet als een vervanging voor hun kennis, maar als een manier om het werk dat er toe doet te verdubbelen, zonder de inzet te verdubbelen.

"Je hoeft niet met perfectie te beginnen om deze besparingen te krijgen", zei Charlie. "Ga gewoon aan de slag. Begrijp dat het je baan niet vervangt. Het helpt je om het efficiënter en consistenter te doen."